Se requiere que los concesionarios y las agencias delegadas de Head Start y Early Head Start establezcan un grupo de políticas y un cuerpo directivo que funcionen correctamente. Este recurso puede ser utilizado por los directores de los programas y grupos de políticas para establecer los estatutos sobre la formación de los grupos de políticas. Conforme a la normativa de Head Start, los grupos de políticas comparten la responsabilidad de supervisar la prestación de servicios de alta calidad a los niños y las familias. Los estatutos son las reglas escritas que apoyan los asuntos internos del grupo de políticas o del cuerpo directivo.

¿Qué son los estatutos?
¿Por qué una organización debería tener estatutos?
¿Cuándo se deben redactar los estatutos?
¿Cómo se redactan los estatutos?

¿Qué son los estatutos?

Los estatutos son las reglas escritas que apoyan los asuntos internos del grupo de políticas o del cuerpo directivo. Los estatutos generalmente definen cosas como el nombre oficial del grupo, su propósito, los requisitos de la membresía, los títulos y responsabilidades de los oficiales, cómo se deben designar los oficiales, cómo se deben llevar a cabo las reuniones y con qué frecuencia se celebrarán las mismas.

Los estatutos también rigen la forma en que el grupo deberá funcionar, así como los roles y responsabilidades de sus oficiales. Estos son esenciales para ayudar a una organización a trazar su propósito y los detalles prácticos del día a día sobre cómo llevará a cabo sus responsabilidades. Los estatutos sirven como pautas legales de la organización y la organización podría ser impugnada ante los tribunales si se infringen. Al menos las organizaciones sin fines de lucro, a menudo tienen que presentarlos al Secretario de Estado del estado donde están incorporadas o registradas.

Los estatutos también son a veces erróneamente llamados procedimientos operacionales o políticas y procedimientos uniformes pero esas son cosas realmente diferentes, ya que tienden a regir las operaciones diarias y no tienen la fuerza de la ley, mientras que los estatutos sí.

¿Por qué una organización debería tener estatutos?

Tener estatutos puede ser útil para casi cualquier tipo de organización, independientemente de su tamaño o propósito. Determinar exactamente cómo su organización va a operar y ponerlo por escrito puede ayudar a mantener las cosas funcionando sin problemas, proporcionar las respuestas a preguntas difíciles (como qué hacer con un oficial difícil), ahorrar enormes cantidades de tiempo y deliberación, ayudar a definir su misión o estructurar la organización para que corresponda a esa misión.

Tener estatutos ayuda a mantener a su organización enfocada en su propósito establecido al definir específicamente dicho propósito.

¿Cuándo se deben redactar los estatutos?

Si su organización aún no tiene estatutos, cualquier momento puede ser un buen momento para redactarlos, pero aquí hay algunas situaciones específicas en las cuales se debe considerar redactar los estatutos:

• Cuando su organización recién está comenzando.
• Cuando usted siente que necesita aclaración sobre cómo los oficiales son elegidos, el propósito de la organización u otros asuntos básicos relacionados con la forma en que su grupo opera.
• Cuando su organización está pasando por un gran cambio en su propósito o la forma en que opera.
• Cuando se quiera solicitar la condición de organización sin fines de lucro.

¿Cómo se redactan los estatutos?

Antes de empezar, piense un poco sobre si realmente necesita estatutos y qué propósito servirían para su organización. Para las organizaciones sin fines de lucro, los estatutos son en realidad un documento legal que la organización es responsable de respetar. Para las organizaciones que prestan servicios directos, los estatutos generalmente no se aplican a la organización en su conjunto; en cambio, podrían delinear los poderes de la junta en lugar de los del Director. Las ciudades trabajan de la misma manera: hay estatutos que especifican lo que se puede y no puede hacer (al igual que las leyes estatales), pero las diferentes juntas a menudo tienen sus propios estatutos. Por lo tanto, tómese un tiempo para pensar para quiénes son los estatutos - ¿para la junta? ¿La organización en su conjunto? Una vez que tenga una idea formada del propósito de sus estatutos, puede proceder a redactarlas.

1. Reúna ejemplos de los estatutos de organizaciones similares, como referencia.

Reúna ejemplos de los estatutos de organizaciones similares, como referencia. Obtener ejemplos de varios grupos diferentes le permitirá ver una buena variedad de estilos e ideas. No deber copiar los estatutos de otro grupo y luego poner el nombre de tu organización aquí y allá, pero los estatutos de otros grupos pueden ser una buena guía buena como borrador.

2. Decida cómo y quién redactará y aprobará los estatutos.

¿Será su junta directiva, sus funcionarios, su comité directivo o alguna combinación de estos grupos? ¿Se aprobarán partes de los estatutos por consenso, o cada parte tendrá que ser acordada unánimemente? Antes de empezar, sepa cómo se van a tomar estas decisiones y, a continuación, elija a una persona que se encargará de redactar el primer borrador y hacer cambios adicionales. Si los estatutos van a ser largos o complejos, se pueden dividir las tareas de redacción, con grupos de una o dos o más personas que escriban secciones en particular.

3. Escriba un primer borrador de tus estatutos.

El grupo que aprobará los estatutos debe reunirse por lo menos una vez para hacer un esquema general antes de que el redactor empiece a redactarlos. Dependiendo de lo mucho que ya sabe acerca de cómo su organización va a operar, el primer borrador puede ser fácil para que una persona lo complete por su cuenta o puede requerir que se reúnan como grupo y trabajen juntos. Este no es el momento de entrar en largas discusiones sobre los detalles de los estatutos; en su lugar, debe reunir suficiente información generalmente acordada para que el redactor haga un primer borrador y deje los detalles para una discusión posterior.

Al escribir su primer borrador, puede encontrar que llenar un esquema general de los estatutos (como el que se incluye en las herramientas al final de esta sección) es mucho más fácil que escribirlo desde cero. Se pueden dejar espacios en blanco en las cosas específicas de las que no se está seguro; estos pueden ser fácilmente rellenados cuando se reúnan de nuevo como grupo.

A continuación se muestra una lista de artículos que normalmente aparecen en los estatutos. Usted puede decidir alterar esto un poco para sus propios propósitos, así que tenga en cuenta que sus estatutos no necesariamente tienen que ser compuestos en este orden o incluir todos estos componentes y puede decidir agregar componentes de su cuenta.

Artículo I. Nombre y propósito de la organización.

No debe haber ninguna duda en cuanto al nombre oficial de su organización. Si hay otros nombres que se utilizan para referirse a su grupo (versiones abreviadas que son más fáciles de pronunciar en la conversación casual, por ejemplo), puede mencionar aquí que su grupo también se conoce por estos nombres. El nombre de la organización se indica generalmente en los estatutos con las palabras, "Esta organización será conocida como" o "El nombre oficial de esta organización es" como se ve en el ejemplo siguiente.

Definir claramente el propósito de su grupo le ayuda a mantener su enfoque. ¿El propósito principal será el servicio, social, político u otra cosa? ¿Está la organización enfocada en un solo tema, un conjunto de temas, un área geográfica o una población específica?

Esto también puede ser un buen lugar para incluir sus declaraciones de visión y misión.

Artículo II. Membresía.

Esto explica cuáles son los derechos de los miembros, cuáles son sus limitaciones y qué requisitos, si los hubiere, existen para la membresía (si la membresía está abierta a cualquier persona, ¡dígalo!). También debe indicar claramente las cuotas requeridas, los requisitos de asistencia y cualquier circunstancia en la que la membresía pueda ser revocada. Si se van a permitir las membresías honorarias, se deben incluir los detalles aquí también.

Artículo III. Oficiales y toma de decisiones.

En esta sección de sus estatutos, se debe explicar:

• La estructura del gobierno: El orden de jerarquía de su organización; quién rinde cuentas a quién, en términos de la estructura general del gobierno. Los estatutos explicarán que el director es contratado y supervisado por la Junta, por ejemplo, pero no detallará a quiénes los otros miembros del personal rinden cuentas o cuáles son sus deberes: de eso se encarga el director y de la operación diaria de la organización.
• Oficiales: Los puestos oficiales del grupo, con sus títulos correctos y los deberes requeridos específicamente delineados y cuánto tiempo deben durar sus términos.
• Procedimientos para llenar y desocupar los puestos: Si se va a elegir un puesto, quién vota sobre ello y cómo; Si un puesto debe ser designado, que hace el nombramiento. También, lo que debe suceder para despedir a alguien del puesto.
• Comités: Qué, si lo hubiere, comités permanentes (comités que están en curso) habrá, cómo los comités especiales (comités que solamente existen para la duración de completar una tarea o proyecto específico) serán formados, cómo se elegirá a los presidentes, y cómo los miembros serán nombrados para esos comités.
• Decisiones: Cómo se deben tomar decisiones y cuántos miembros y/o oficiales son requeridos para el quórum (el número de personas que deben estar presente para que los asuntos oficiales tengan lugar).
• Enmiendas: Cómo deben hacerse los cambios a los estatutos. Normalmente requiere previo aviso (por ejemplo, decirle a los miembros en dos reuniones consecutivas que una enmienda estatutaria será votada en la tercera reunión, o enviar una postal a todos los miembros, diciéndoles que una enmienda estatutaria será votada y cuándo) y un voto mayoritario de dos tercios.

Artículo IV. Reuniones generales, especiales y anuales.

Esta parte de sus estatutos debe explicar la frecuencia en que se celebrarán las reuniones. Esto no tiene que ser muy específico, pero debe quedar claro si la organización se reunirá de manera regular o si se reunirá solo cuando sea necesario. Los estatutos deben explicar quién tiene la autoridad para convocar las reuniones y cómo se debe avisar a los miembros sobre las próximas reuniones. También se deben describir los procedimientos de su reunión (es decir, si va a utilizar las Reglas del Orden de Robert, las prerrogativas del presidente, quién tiene la palabra y cómo, etc.)

Las reuniones especiales también deben cubrirse en esta sección de los estatutos. Las reuniones especiales a veces se limitan a la Junta o a los oficiales. Esta sección debe explicar cómo se deben organizar las reuniones especiales, quién tiene la autoridad para convocar una reunión especial, qué tipo de asuntos pueden tratarse en una reunión especial y quién puede asistir a la misma.

Por último, si su organización va a tener una reunión anual de cualquier tipo, los detalles de cómo funcionará deben ser incluidos en esta parte de los estatutos. Los informes anuales deben ser cubiertos aquí también - cuando serán presentados, qué incluirán, quién los prepara, etc.

Artículo V. Junta directiva

Si su organización tiene una Junta directiva, esta sección debe describir cuál es su papel en el grupo, cuántas personas estarán en la Junta, cuánto tiempo durará el mandato de un miembro de la Junta, con qué frecuencia se reunirá y cómo los miembros de la Junta serán designados o seleccionados. También debe designar el número de miembros de la Junta que deben estar presentes para el quórum y cómo los miembros pueden ser despedidos de la Junta.

Una vez que haya completado su borrador de los estatutos, haga copias para todas las personas que estarán implicadas en el proceso de aprobarlos. Si es posible, obtenga copias con antelación de su reunión para que tengan la oportunidad de repasarlos cuidadosamente antes de reunirse.

4. Reúnanse como grupo para discutir los estatutos propuestos.

Obtenga copias de los estatutos propuestos al grupo que va a editarlos o repasarlos bastante antes de la reunión, para que tengan tiempo de reflexionar y puedan tener preparadas sus preguntas, cuestiones, posibles cambios o preocupaciones. Esto no solo ahorrará tiempo, sino que también hará que sea mucho más probable que se encuentren errores o estatutos mal considerados y que la versión final reflejará lo que todos realmente quieren.

Reúnanse y repasen los estatutos juntos. Usted puede encontrar que esto realmente requiere que una persona se haga cargo y lea los estatutos para que se aprueben o si usted tiene un grupo más pequeño o más informal, puede que se turnen para leer los artículos y las secciones en voz alta. Repase cada artículo y sección individualmente para su aprobación, y hágalo minuciosamente. Esto puede parecer tedioso, pero sus estatutos son muy importantes y deben ser manejados con atención al detalle.

Este es también el momento para considerar si sus estatutos son justos y democráticos. ¿Distribuye el poder en su organización de una manera justa? ¿Permite a los miembros dar su voz en la forma en que se opera la organización? Una buena lista de preguntas que debe hacerse al analizar sus estatutos puede verse en el siguiente enlace: http://www.parli.com/newsletter/do-your-bylaws-follow-the-principles-of-democracy (en inglés).

Tome nota y discuta cualquier cambio, votando cuando sea necesario. Dependiendo de cuánto tiempo y cuán complicadas sean sus estatutos, esto puede tomar más de una reunión. Cuando haya trabajado y hecho todos los cambios, cierre la sesión para hacer el borrador final.

5. Complete y apruebe el borrador final.

Una vez más, asegúrese de que la gente reciba copias con antelación. Si toda la membresía tiene que votar sobre los estatutos, hay que averiguar cómo va a suceder, especialmente si la membresía es grande. Usted puede encontrar más fácil enviarles una carta explicando la historia de los estatutos (quiénes los escribieron, cuál era el proceso, etc.) y un formulario para aprobar/no aprobar que pueden enviar de regreso. Si se hace de esta manera, debe haber una fecha límite para recibir los votos y los conteos se harán basándose en la membresía completa o el número de votos recibidos. Otra opción sería designar una reunión en la cual los estatutos serán votados y dará la notificación por escrito de la membresía sobre la reunión por adelantado.

Haga todos los cambios acordados en los estatutos y reúnanse de nuevo para repasar el borrador final. Cuando todo el mundo está convencido de que los cambios se han hecho correctamente y los estatutos son como deberían ser, use debe votar para aprobar los estatutos. La fecha en que el borrador final fue aprobado debe aparecer en la parte inferior de los estatutos en todas las copias futuras.

6. Asegúrese de que las copias se den a cualquier persona que las necesite.

Todos los oficiales, miembros de su Junta directiva y presidentes de los comités deben recibir copias de los estatutos. También, se deben dar copias a todos los miembros o hacerlas fácilmente disponibles a los que los quieran.

7. ¡Use sus estatutos!

Así que ahora sus nuevos estatutos están en efecto - ¡ Es genial! Pero no valen mucho si realmente no se utilizan. Si su organización tiene un parlamentario - un oficial o un consultor que asesora a los oficiales y la Junta sobre el procedimiento parlamentario y generalmente se asegura de que las reuniones se lleven a cabo sin problemas y de acuerdo con sus estatutos- entonces él o ella puede ayudar a recordar a la gente cuando la organización, uno de sus oficiales, un miembro de la Junta, o un miembro regular está haciendo algo contrario a sus estatutos.

De lo contrario, solo habrá que asegurarse de que sus oficiales hacen un esfuerzo para mantener los estatutos en mente cuando traten las cuestiones de su organización. Asegúrese de que una copia de los estatutos está a la mano en cualquier momento que se estén tratando asuntos oficiales de la organización. Si alguna vez hay alguna pregunta acerca de cómo exactamente hay que proceder, no dude en consultar los estatutos. Y si surge una situación inesperada cuando escribieron sus estatutos, considere lidiar con eso en el paso final del proceso de los estatutos, del cual hablaremos más adelante.

8. Revise y enmiende sus estatutos periódicamente.

Reúnanse como grupo de vez en cuando para repasar sus estatutos y, si es necesario, modifíquelos para asegurarse de que su Junta, oficiales e integrantes permanezcan familiarizados con los estatutos. Esto también le permitirá determinar si sus estatutos reflejan con precisión la dirección de la organización, si los cambios deben hacerse a la luz de los acontecimientos desde que se escribieron los estatutos, o si hay que hacer aclaraciones.

Las enmiendas estatutarias pueden ser sugeridas en cualquier momento, ya sea por cualquier persona, si esa es la forma en que lo prefiere, o por un grupo de personas (si utiliza este método, asegúrese de especificar cuántas personas deben proponer el cambio) o por cualquier miembro de la Junta, cualesquiera que sean las especificaciones que funcionen mejor para su organización. Por la razón que sea, debe haber tiempo para ese tipo de sugerencias cuando haya algún problema.

En resumen

Los estatutos pueden ser fáciles de redactar e incluso más fáciles de cambiar si está bien organizado y tiene un buen plan para saber hacerlo. Siguiendo un esquema sencillo, prácticamente cualquier persona puede redactar estatutos para una organización nueva o existente y tener estatutos ayudará a eliminar la confusión y alentar la coherencia en las formas en que su organización debe hacer las cosas que hay que hacer para alcanzar sus metas.

Fuente: University of Kansas, Community Tool Box: http://ctb.ku.edu (en inglés)

Recursos (en inglés)

Autor desconocido. Estatutos - el mejor asesoramiento. [En línea].

Heimlich, J. E., y Dresbach, S. H. (1998). Written documents for community groups: Bylaws and standard operating procedures.[Documentos escritos para grupos comunitarios: Estatutos y procedimientos operacionales uniformes]. Resúmenes de comercio, Vol. 1. [En línea]. HTTP disponible: https://ohioline.osu.edu/factsheet/CDFS-1570 (en inglés)

McConnell, R. (1995-2000). Boletín parlamentario en Internet. [En línea].

Minnesota Council of Nonprofits [Consejo de Minnesota de organizaciones sin fines de lucro]. (1998). Cómo iniciar una organización sin fines de lucro: Ejemplos de reglamentos. [En línea]. HTTP disponible: https://www.minnesotanonprofits.org/resources-tools/starting-a-nonprofit/incorporation-and-bylaws (en inglés)

Última actualización: October 7, 2021