Documentar las contribuciones en especie es una pieza clave de las operaciones fiscales del concesionario. Al documentar con precisión los gastos en especie, su programa tiene un registro financiero de su "aportación del esfuerzo" para posibles donantes. Las aportaciones del esfuerzo son una contribución a un proyecto en forma de tiempo y esfuerzo, en lugar de pagar a otros para realizar la misma tarea. Los concesionarios pueden encontrar útiles los siguientes consejos cuando registren los aportes de contrapartida no federales y las contribuciones en especie.

• Desarrolle políticas y procedimientos claros para documentar las aportaciones de contrapartida no federal.
• Asegúrese de que los esfuerzos de los aportes de contrapartida no federales apoyen las metas y los objetivos del programa y de la subvención.
• Cree un sistema eficiente de gestión financiera que mantenga cuentas individuales para las aportaciones federales y del concesionario. También debe informar de los gastos compatibles con el formato del presupuesto del programa.
• Trate el recibo y la documentación de los fondos de contrapartida no federales como cualquier otra transacción significativa o importante en el programa.
• Documentar las contribuciones en especie utilizando las mismas normas que otros gastos.
• Registre las contribuciones en especie como ingresos y gastos en el libro mayor y en todos los informes financieros.
• Proporcione capacitación adecuada a los miembros del personal asignados para recibir y documentar la participación no federal y las donaciones en especie.
  • Las capacitaciones deben:
    • Proporcionar técnicas de valoración y documentación
    • Repetirse y reforzarse con la frecuencia necesaria
    • Incluir los cuerpos directivos y Consejos de Políticas
• Haga gestiones para generar donaciones específicas de tiempo, espacio y bienes para las necesidades identificadas por el programa.
  • Aborde estos esfuerzos en el proceso de planificación anual y trate los fondos de contrapartida no federales como cualquier otro costo de las operaciones.
• Elabore una lista de las tarifas que se utilizarán para los servicios voluntarios basados en las tarifas actuales de tales servicios. Actualice esta lista de valoraciones de la tarifa de los voluntarios por lo menos anualmente.
• Determine el valor de las contribuciones en especie tales como servicios, materiales, equipo, construcción y terreno. Decida el valor apropiado de los bienes o servicios.
  • Recuerde considerar cuál sería el costo si los bienes o servicios no fueran donados y hubiera que comprarlos.
• Reconozca que las donaciones en especie incluyen:
  • Cualquier donación que no sea en efectivo, incluyendo ejecutivos prestados o voluntarios
  • Reuniones celebradas en espacios donados
  • Becarios del gobierno o de la Universidad y/o pasantes
  • Corporaciones o municipios que donan suministros para los proyectos
  • Propietarios que donan espacio o descuentan el alquiler
• Dele al donante un recibo firmado que incluya el nombre y la firma del donante, la fecha de la donación, descripción del artículo o servicio y el valor estimado.
  • Conserve una copia del recibo del donante para los archivos oficiales del concesionario.
• Mantenga registros financieros durante tres años desde la fecha de presentación del Informe del estado financiero.
• Tenga en cuenta que los bienes y servicios que han sido correctamente documentados y que son necesarios para llevar a cabo las metas y actividades del programa pueden ser utilizados como aporte de contrapartida y contribución en especie.

Última actualización: April 21, 2023