Es necesario tener, como parte del proceso, un presupuesto detallado que esté acorde con las instrucciones del anuncio de oportunidad de financiamiento y de la solicitud. Los solicitantes encontrarán esta información útil para entender los tipos de costos que son permitidos en virtud de la adjudicación del programa.
Los solicitantes generalmente deberán preparar un presupuesto detallado como parte de la solicitud que sea compatible con las instrucciones en el anuncio de oportunidad de financiamiento y las instrucciones para la solicitud.
Entre otras cosas, los solicitantes deben comprender los tipos de costos que son permitidos en virtud de la adjudicación o programa, los principios de costo a los que estarán sujetos, las diferencias entre costos directos e indirectos, las circunstancias que requieren establecimiento de una tasa de costos indirectos o tasa de costo de atención al paciente que participa en investigaciones y cualquier requisito para la participación no federal (en forma de aportes o costos compartidos).
En general, las adjudicaciones de subvenciones discrecionales de HHS cubren el reembolso de los gastos reales permitidos en los que haya incurrido el programa/proyecto. Excepto para aquellos tipos de adjudicaciones para las que HHS no reembolsará los gastos indirectos, tal como se especifica a continuación, los costos del proyecto/programa consisten en los costos directos permitidos más la porción asignable de los costos indirectos de la organización, menos los créditos aplicables (como se describe en la Segunda parte y en los principios de costo). Un «costo directo» es cualquier costo que se pueda identificar específicamente con un determinado proyecto, programa o actividad o que pueda ser directamente asignado a dichas actividades con relativa facilidad y con un alto grado de precisión.
Los costos directos incluyen, entre otros, salarios, viajes, equipos y suministros que beneficien directamente a la actividad o proyecto respaldado por la subvención. La mayoría de las organizaciones también incurre en costos para metas comunes o conjuntas que, por lo tanto, no pueden ser fácilmente identificadas con un proyecto, programa o actividad de la organización. Estos costos se identifican como "costos indirectos" o "costos administrativos y de instalaciones". Generalmente incluyen los costos de operación y mantenimiento de las instalaciones, depreciación y gastos administrativos. Las organizaciones deben tener o negociar una tasa de costos indirectos para apoyar una solicitud de reembolso de los gastos indirectos (con excepciones limitadas que se especifican a continuación).
Los diferentes conjuntos de principios de costo de todo el gobierno (o, en el caso de hospitales, HHS) establecen las normas generales para la autorización y asignación de los costos y proporcionan orientación detallada sobre el tratamiento de la contabilidad de costos como costos directos o indirectos.
La aplicabilidad de un conjunto particular de principios de costo depende del tipo de organización que hace el gasto. Por ejemplo, si un destinatario del gobierno del estado colabora con una universidad como contratista de conformidad con la subvención, el estado estaría sujeto a los principios del costo para los estados, mientras que la universidad estaría sujeta a los principios de costo para las instituciones de educación superior.
La autorización de costos también está sujeta a los requisitos o límites establecidos en el estatuto de gobierno, los reglamentos del programa o los términos y condiciones de las adjudicaciones. Debido a que estas consideraciones se aplican en todo el proceso de subvenciones, se tratan en detalle en la Segunda parte del GPS.
Última actualización: June 4, 2024