La administración puede perpetuar un fraude en los informes financieros invalidando los procedimientos de control establecidos y registrando anotaciones no autorizadas o inapropiadas u otros ajustes de cierre. Los concesionarios encontrarán esta información útil para prevenir que en sus organizaciones ocurran sucesos similares.

El siguiente artículo es un extracto de la Detección de fraude en una auditoría de GAAS.

Examinar las anotaciones del libro y otros ajustes

La administración puede perpetrar un fraude en los informes financieros invalidando los procedimientos de control establecidos y registrando anotaciones no autorizadas o inapropiadas u otros ajustes después del cierre (por ejemplo, consolidando ajustes o reclasificaciones). Por ejemplo, la Observación de la contabilidad y auditoría de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC, sigla en inglés), Comunicado No. 1287 (Guilford Mills, Inc.) describe una situación en la que el controlador escribió anotaciones falsas en el libro para adeudar las cuentas por pagar y abonar las compras (costo de ventas). El efecto fue restarles importancia a las cuentas a pagar y aumentar las ganancias.

Para enfrentar situaciones como estas, SAS No. 99 exige que usted compruebe si las anotaciones registradas en el libro mayor y otros ajustes son apropiadas.

Comprensión del proceso de información financiera.Para poder aplicar eficazmente este procedimiento, tendrá que comprender muy bien el proceso de los informes financieros de la entidad. Esta comprensión es importante porque le permite saber lo que debe suceder en una situación "normal" para que pueda identificar las anomalías. La tabla siguiente describe preguntas de muestra que puede considerar hacer sobre el personal de la entidad. Junto a cada pregunta encontrará una descripción de cómo la información adquirida de la respuesta que reciba puede ayudarlo a identificar y seleccionar las anotaciones del libro y otros ajustes para las pruebas.

Preguntas de muestra	Identifique y seleccione los elementos para las pruebas
¿Cuáles son las fuentes de débitos y créditos significativos en una cuenta determinada? Por ejemplo, la cuenta se contabiliza automáticamente como una parte normal del procesamiento de las transacciones o se contabiliza directamente a través de una anotación en el libro?	Esté pendiente de actividades en la cuenta contabilizadas por fuentes inesperadas (por ejemplo, una anotación en el libro donde no se espera que haya ninguna).
¿Quién tiene la capacidad (por ejemplo, acceso informático o físico a los registros en cuestión) de hacer anotaciones en el libro u otros ajustes?	Esté pendiente de si la información puede ser una "oportunidad" en el marco del triángulo de fraude. Esté pendiente de cualquier incentivo y de la capacidad de racionalizar en relación con estas mismas personas.
¿Quién es responsable de iniciar las anotaciones en el libro o de realizar otros ajustes?	Esté pendiente de las transacciones iniciadas por fuentes inesperadas
¿Qué autorizaciones son necesarias para las anotaciones en el libro u otros ajustes?	Esté pendiente de transacciones no autorizadas.

La comprensión del proceso de los informes financieros también debe incluir conocimientos de cómo se inician, se registran y se procesan las anotaciones en el libro (por ejemplo, directamente en línea o por lotes partiendo de documentos físicos), el diseño de los controles sobre las anotaciones en el libro y otros ajustes y si dichos controles se están implementando. Esta información lo ayudará a diseñar pruebas adecuadas.

Lluvia de ideas

Como parte de la sesión de lluvia de ideas, usted debe considerar hablar de cómo las anotaciones en el libro pueden utilizarse para perpetrar o encubrir un fraude. Por ejemplo, podría discutir:

• Las diferentes maneras en que la administración podría crear y contabilizar anotaciones en el libro u otros ajustes inapropiados.
• Las clases de combinaciones inusuales de débitos y créditos que el equipo a cargo del estudio debe estar buscando.
• Los tipos de anotaciones en el libro u otros ajustes que podrían resultar en un error material que probablemente no hubiera sido detectada por los procedimientos de auditoría estándares.

Preguntas

Como parte de sus preguntas sobre la dirección y otros temas relacionados con el fraude, debe considerar preguntarle al personal de contabilidad, de ingreso de datos y de IT si han visto cualquier anotación de contabilidad inusual durante el período de auditoría.

Identificación de las anotaciones en el libro y otros ajustes para las pruebas.La evaluación que usted haga del riesgo de errores materiales debido al fraude, junto con su evaluación de la efectividad de los controles, determinará el alcance de sus pruebas. SAS No. 99 exige que usted inspeccione el libro mayor para identificar las anotaciones en el libro que someterá a prueba y examinar el respaldo de esos artículos. Este procedimiento es necesario incluso si usted determina que los controles sobre las anotaciones en el libro y otros ajustes están operando eficazmente. Cuando someta a prueba las anotaciones en el libro y otros ajustes, es vital que identique y considere la población total de anotaciones en el libro y otros ajustes. Tenga en cuenta que algunas anotaciones y ajustes podrán hacerse fuera del libro mayor. Por esa razón, usted deberá comprender plenamente cómo se combinan los diferentes libros mayores y cómo se agrupan las cuentas para crear las declaraciones financieras.

SAS No. 99 (AU sec. 316.61) ofrece la siguiente orientación sobre qué considerar al seleccionar elementos para la prueba.

Características de las anotaciones o ajustes fraudulentos

• Anotaciones por cuentas no relacionadas, inusuales o que rara vez se utilizan
• Anotaciones hechas por personas que normalmente no hacen anotaciones en el libro
• Anotaciones registradas al final del período o como anotaciones después del cierre que tengan poca o ninguna explicación o descripción
• Anotaciones hechas ya sea antes o durante la preparación de las declaraciones financieras que no tienen números de cuenta
• Anotaciones que contengan números redondos o un número final que se repite

Naturaleza y complejidad de las cuentas

• Cuentas que contienen transacciones por naturaleza complejas o inusuales
• Cuentas que contienen notables estimaciones y ajustes de fin de período
• Cuentas que han sido propensas a errores en el pasado
• Cuentas que no han sido conciliadas en el momento indicado o presentan diferencias sin conciliar
• Cuentas que contengan transacciones entre compañías
• Cuentas que de alguna otra forma se asocian con un riesgo identificado de errores materiales debido al fraude

Además de estos aspectos, debe considerar las anotaciones en el libro y otros ajustes que se procesan fuera del curso normal del negocio (ajustes y anotaciones "no estándares").

Considerar las CAAT

Es posible que se requieran técnicas de auditoría asistida por computadora para identificar las anotaciones que solo existen electrónicamente.Las CAAT pueden ser necesarias para identificar la población completa de las anotaciones en el libro y otros ajustes que se someterán a prueba. Además, las CAAT se pueden utilizar para detectar:

• Anotaciones hechas en momentos inusuales de día, por ejemplo, fuera del horario regular de oficina
• Anotaciones hechas por usuarios inusuales, nombres de usuario en blanco o sin sentido, directivos o el personal de IT
• Anotaciones electrónicas que, por manipulación de la dirección, no están documentadas en el libro mayor
• Transacciones de una sola vez o no recurrentes

Someter a prueba las anotaciones en el libro y otros ajustes

Una vez que usted identifique las anotaciones en el libro y otros ajustes que someterá a pruebas, debe examinar las pruebas documentales que indiquen que estaban adecuadamente respaldados y aprobados por la dirección. Debido a que las anotaciones fraudulentas en el libro muchas veces se hacen al final de un período, normalmente su prueba debe centrarse en las anotaciones en el libro hechas en aquel momento. Sin embargo, no debe ignorar completamente las anotaciones en el libro hechas durante todo el período.

La alerta de práctica No. 03-2 del PITF, Anotaciones en el libro y otros ajustes, proporciona orientación adicional sobre los procedimientos que usted debe considerar para revisar las anotaciones en el libro y otros ajustes que indiquen que la dirección ha invalidado el control interno. Esa alerta de práctica se incluye como Apéndice C en este libro.

Revisión retrospectiva de las estimaciones contables

Las estimaciones contables son particularmente vulnerables a la manipulación porque dependen en gran medida del juicio y la calidad de los supuestos subyacentes. Por esa razón, SAS No. 99 exige que usted lleve a cabo una revisión retrospectiva de las estimaciones contables del año anterior con el fin de identificar el sesgo de la dirección en los supuestos subyacentes en las estimaciones.

Esta revisión no pretende cuestionar los juicios profesionales a los que usted haya llegado en años anteriores que se basaron en información disponible en ese momento. Más bien, esta revisión retrospectiva debe considerarse en el contexto de sus implicaciones para la auditoría del año en curso y los hechos y circunstancias que existen en la actualidad. Aunque este procedimiento está incluido en esa sección de la norma utilizada para describir las respuestas a la invalidación por parte de la dirección, pudo también haber sido incluido como parte de la fase de recopilación de información del equipo a cargo del estudio. Es decir, la información que obtenga de la revisión retrospectiva de los supuestos de la dirección destacando estimaciones claves puede utilizarse para identificar los riesgos de errores materiales debido al fraude.

Fundamento comercial para las transacciones inusuales significativas

Muchos fraudes de informes financieros han sido perpetrados o encubiertos mediante el uso de transacciones inusuales que están fuera del curso normal del negocio. Por esa razón, SAS No. 99 exige que los auditores comprendan el fundamento comercial para este tipo de transacciones. SAS No. 99 (AU sec. 316.67) proporciona una excelente lista de elementos que debe tomar en cuenta para comprender el fundamento comercial de las transacciones inusuales.

Como se indica en el SAS No. 99, los intentos de las entidades de informar de manera fraudulenta sobre los resultados financieros pueden implicar transacciones con partes vinculadas para perpetrar o encubrir el fraude. Las transacciones de partes vinculadas que se usan con más frecuencias para estos propósitos son los siguientes.

• Intercambios y ventas de propiedades
  • Venta de propiedad (incluidos bienes inmuebles) a precios que difieren significativamente de su valor de tasación
  • Intercambios de propiedades similares en una transacción no monetaria
  • Ventas sin fundamento, por ejemplo, cuando el vendedor proporciona fondos al comprador, que le permiten al comprador remitir completamente el precio de la venta
  • Venta con compromiso de recompra que, si se conoce, impediría el reconocimiento de todos o de parte de los ingresos
  • Ventas a precios por debajo del mercado a un "intermediario" innecesario vinculado a la parte, que a su vez le vende al cliente final a un precio superior, y la parte vinculada (y en última instancia sus directores) se quedan con la diferencia
  • Compra de activos a precios por encima del valor del mercado
  • Acuerdos de ventas en los que el vendedor tiene una obligación correspondiente con el comprador para adquirir bienes o servicios o para proporcionar otros beneficios
  • Venta de terreno con financiamiento concertado
  • Ventas de valores negociables con un notable descuento en comparación con el precio del mercado presupuestado
• Actividad crediticia
  • Los préstamos o actividades crediticias sobre una base sin interés o a una tasa de interés significativamente por encima o por debajo de las tasas del mercado
  • Hacer préstamos sin ningún término programado de cuándo o cómo se devolverán los fondos
  • Préstamos a partes que no tienen la capacidad de devolver el dinero
  • Avance de fondos de la compañía que son posteriormente transferidos a un deudor y que se usan para pagar lo que de otra forma sería un préstamo o crédito incobrable
  • Préstamos avanzados aparentemente para un propósito válido de negocio y más tarde deducidos como incobrables
• Compra de servicios
  • Servicios o productos con poco o ningún costo para la entidad
  • Pagos por servicios no prestados o prestados a precios inflados
  • Participar en otras transacciones (por ejemplo, arrendamientos) por encima o por debajo del valor del mercado
  • Acuerdos bajo los cuales una parte paga gastos en nombre de otra parte

Como se indica en el SAS No. 99, este tipo de transacciones de partes vinculadas, en sí, no constituyen un informe financiero fraudulento. Sin embargo, si estas transacciones tuvieron lugar sin la autorización adecuada, o si la dirección de la entidad no identificó estas transacciones, pueden ser indicios de que se está ocultando un informe financiero fraudulento.

Última actualización: June 4, 2024