Los objetivos de los controles internos para los desembolsos de efectivo son asegurarse de que se desembolse en efectivo solo con la autorización correspondiente de la administración, para fines de negocio válido y que todos los desembolsos se registren correctamente. Los concesionarios encontrarán este recurso útil al mantener controles internos para los desembolsos de efectivo.

Si bien es imposible garantizar que estos objetivos se cumplirán en todo momento para todas las transacciones, las siguientes prácticas proporcionan una seguridad razonable de que generalmente se lograrán. 

Segregación de los deberes 

La segregación de los deberes significa que ninguna transacción financiera es manejada por solamente una persona de principio a fin. Para los desembolsos de efectivo, esto podría significar que distintas personas autorizan los pagos, firman cheques, registran los pagos en los libros y concilian los estados de cuenta bancarios. Si su organización es sin fines de lucro, gestionada por voluntarios y, posiblemente, un miembro del personal, este principio puede ser difícil de poner en práctica. Se puede considerar tener a una persona, como el miembro del personal remunerado, que firme los cheques y asignar a otra persona, como el tesorero de la junta que revise mensualmente los desembolsos, estados de cuenta bancarios y cheques cancelados.

Autorización y tramitación de los desembolsos 

Usted querrá crear políticas acerca de quién en su organización puede autorizar los pagos. Algunas organizaciones designan esta función únicamente al director ejecutivo para asegurarse de que una sola persona esté prestando atención a los fondos que entran y salen de la organización. En otros casos, un jefe de departamento podría autorizar las compras de ese departamento, siempre que estén dentro del presupuesto del departamento. En la mayoría de las organizaciones, una vez que la Junta directiva aprueba el presupuesto, no necesita autorizar compras individuales dentro de ese presupuesto. Sin embargo, las compras no presupuestadas requerirían aprobación adicional. Asimismo, en las organizaciones muy pequeñas, al tesorero o presidente de la junta se le puede pedir que autorice todas las compras. Incluso las grandes organizaciones tienen políticas que requieren que la junta autorice los gastos importantes, como las compras de computadoras u otros activos. Es importante acordar y definir formalmente lo que constituye un gasto importante y cómo se manejarán estas compras.

Todos los desembolsos deberán acompañarse por documentación adecuada, en forma de una factura o recibos. Los retiros de efectivo no deben hacerse a través de las tarjetas de cajero automático (ATM, sigla en inglés). 

Gestión de fondos restringidos 

Las contribuciones restringidas son una forma de ingresos que es única en el sector de organismos sin fines de lucro. El dinero que ha sido restringido por el donante para un uso específico (como comprar un nuevo edificio, comenzar un nuevo programa, crear una dotación, etc.) solo se debe utilizar para el propósito para el cual se ha donado. Sin embargo, la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro se ven tentadas a pedir prestado contra el dinero restringido cuando enfrentan una escasez de efectivo. En casos donde la fuente de financiación claramente prohíbe tal endeudamiento, dicha acción viola claramente la confianza y las instrucciones del financiador y puede llevar a la revocación de la subvención. En otros casos, los donantes permiten préstamos temporales siempre que el dinero sea reemplazado dentro de un cierto período de tiempo, generalmente dentro del año de la subvención.

En última instancia, es el papel de la junta asegurarse de que la organización cumpla con sus obligaciones para con los donantes. Por lo tanto, en los casos en que se permite el préstamo contra fondos restringidos, la junta debe establecer políticas que describan las circunstancias bajo las cuales se permite dicho préstamo. Estas políticas podrían incluir la frecuencia con la que se puede obtener un préstamo, quién puede autorizar el préstamo entre fondos y cuánto puede solicitarse (como un porcentaje de la subvención total). Además, se debe establecer un plan de pago y se debe informar regularmente al consejo sobre el estado de cualquier préstamo entre fondos. 

Firma de cheques 

Existe cierto debate en cuanto al número de firmas necesarias en un cheque. En muchos casos, resulta útil requerir dos firmas en los cheques, sobre todo para compras superiores a cierta cantidad. Esta cantidad variará con el presupuesto de la organización; su contador puede ayudarle a determinar qué cantidad es significativa. Aunque los cheques requieran dos firmas, tres o cuatro personas podrían tener autoridad para firmar los cheques para asegurarse de que dos firmantes estén disponibles para realizar los desembolsos. El número de firmantes autorizados debe reducirse al mínimo, al tiempo que se garantiza que los negocios diarios no se vean obstaculizados innecesariamente.

El propósito de este control interno es asegurarse de que haya decisiones deliberadas acerca de quién paga, cuánto se paga y cuándo se pagan las facturas. Si habitualmente tiene uno o más cheques previamente firmados por uno de los dos signatarios requeridos, se frustra ese objetivo. Si más de un firmante no está disponible con regularidad y esto inhibe su capacidad para cumplir con sus obligaciones, puede considerar tener una cuenta de cheques de anticipos. Esto significa que la junta establece una política con respecto a la cantidad de dinero que puede estar disponible en la cuenta de cheques en cualquier momento, digamos $500. Todo el resto del dinero se guarda en una cuenta separada a la que el firmante del cheque no tiene acceso. El firmante del cheque puede pagar las facturas hasta que esa cantidad se agote sustancialmente. En ese momento, el tesorero u otros miembros de la junta pueden revisar los desembolsos y asegurarse de que estén dentro de las pautas establecidas por la junta. Una vez que estos desembolsos han sido revisados y aceptados, el representante autorizado de la junta entonces transfiere suficiente dinero para devolver los anticipos a su saldo máximo de $500.

Trate de equilibrar su control contable interno de tal manera que garantice la confianza del público y mantenga la integridad de sus sistemas y activos financieros, sin inhibir indebidamente su capacidad de continuar con su trabajo. 

Lista de verificación de los controles contables internos 

Las siguientes preguntas reflejan los controles contables internos comunes relacionados con el pago de facturas. Tal vez desee utilizar esta lista para revisar sus propios controles de contabilidad internos y determinar qué áreas requieren acciones adicionales.

• ¿Todos los desembolsos, excepto los de caja chica, se hacen con cheques pre-numerados?
• ¿Se conservan y archivan los cheques anulados después de la anulación correspondiente?
• ¿Existe una prohibición por escrito contra librar/girar cheques pagaderos a efectivo?
• ¿Existe una prohibición por escrito contra la firma de cheques por adelantado?
• ¿Se debe cargar un comprobante de desembolso de efectivo para cada factura o solicitud de reembolso que detalla la fecha del cheque, el número de cheque, el beneficiario, el monto del cheque, la descripción de la cuenta de gastos (y el fondo restringido), la firma de autorización y los recibos adjuntos?
• ¿Son todos los gastos aprobados previamente por las personas autorizadas?
• ¿Se envían cheques firmados con prontitud?
• ¿Revisa el firmante del cheque el comprobante de desembolso de efectivo para obtener la autorización apropiada aprobada y la documentación de respaldo de los gastos?
• ¿Están las facturas marcadas como pagadas con el monto del cheque y fecha?
• ¿Se verifican las solicitudes de reembolso y otras facturas para verificar su exactitud matemática y su razonabilidad antes de la aprobación?
• ¿Se prepara mensualmente un diario de desembolso de efectivo que detalla la fecha del cheque, el número del cheque, el beneficiario, el monto del cheque y la descripción en columnas de la cuenta de gastos (y el fondo restringido) que se cargará?
• ¿La autoridad de la firma de cheques se otorga a personas en niveles adecuadamente altos en la organización?
• ¿Se limita el número de las firmas autorizadas al mínimo practicable?
• ¿Los cheques más grandes requieren dos firmas?
• ¿Los estados de cuenta y los cheques cancelados son recibidos y conciliados por una persona independiente de la función de autorización y firma de cheques?
• ¿Se mantienen las facturas impagadas en un archivo de la factura sin pagar?
• ¿Se prepara regularmente una lista de facturas impagadas y se revisa periódicamente?
• ¿Las facturas de proveedores desconocidos o inusuales se revisan y aprueban para su pago por personal autorizado que es independiente de la función de tramitación de facturas?
• Si la organización mantiene un registro de cuentas por pagar, ¿se registran puntualmente los pagos en el registro para evitar el doble pago?
• Si se utilizan órdenes de compra, ¿se usan todas las transacciones de compra con órdenes de compra numeradas previamente?
• ¿Los pagos anticipados a proveedores y/o empleados se registran como cuentas por cobrar y se controlan de una manera que garantice que se compensarán con las facturas o los comprobantes de gastos?
• ¿Se requiere que los empleados presenten informes de gastos para todos los gastos relacionados con los viajes puntualmente? 

Última actualización: September 12, 2024