Como director del programa o miembro del equipo directivo de una organización sin fines de lucro, ¿qué puede hacer para mejorar las perspectivas de que su organización consiga financiamiento para la tecnología necesaria? Este artículo ofrece consejos para obtener donaciones de empresas y fundaciones para las subvenciones de tecnología.

Lo siguiente es un extracto de El techie fortuito.

Hablar de tecnología con más de un donante es similar a pedirle a una habitación llena de personas que miren a través de un caleidoscopio colocado en una ventana. Incluso con el mismo instrumento y la misma vista, cada persona probablemente describa un escenario diferente.

Tenga en cuenta lo siguiente: Recientemente, una fundación otorgó una subvención para tecnología a una organización sin fines de lucro para un servidor de red, varios cubículos con computadoras personales y consultoría externa. ¿Cuál considera que es el objetivo primordial de la subvención?

• Reemplazar una red inestable entre pares e instalar una nueva base de datos para recaudar fondos.
• Cerrar la brecha digital entre quienes tienen y no tienen acceso a la tecnología en la comunidad.
• Ayudar a la juventud del área a desarrollar nuevos medios digitales y contenido como una forma de autoexpresión.
• Acceder a la intranet de una organización de financiamiento como herramienta de comunicación y colaboración con otras organizaciones.
• Crear un nuevo modelo de organización comunitaria y promoción a través de Internet.

La respuesta correcta, como ya puede haber supuesto, es que cada respuesta representa una razón convincente y de peso, pero diferente, de por qué un donante apoyaría un plan tecnológico de una organización sin fines de lucro. Los donantes deciden otorgar financiamiento para la tecnología por diferentes razones. Algunos lo consideran como una actividad esencial de desarrollo de capacidades; otros, como una forma de facilitar la comunicación, la conexión y la colaboración, mientras que otros lo ven como un componente clave para empoderar y comprometer a los clientes a través de programas y servicios comunitarios.

Lo que tienen en común quienes donan para la tecnología es el deseo de ver que la aplicación de la tecnología está satisfactoriamente alineada con la misión de las organizaciones beneficiarias. En su búsqueda para recaudar fondos y obtener subvenciones, usted debe aprovechar el deseo que tiene el donante de asegurarse de que, sobre todo, la capacidad de su organización para cumplir con su misión se beneficiará con la tecnología que usted quiere implementar.

Donaciones en efectivo 

En su posición de solicitante de subvenciones, seguir unas buenas prácticas de validez universal a la hora de solicitar una subvención contribuirá más a forjar relaciones positivas y credibilidad que implementar la última versión de una base de datos o volver a lanzar su sitio web con un sistema de gestión de contenidos. Cuando se trata de subvenciones para tecnología, muchas veces los donantes dicen: "Nunca le dé prioridad a la tecnología". Pero al mismo tiempo, es la aplicación adecuada de la tecnología lo que determinará la implementación exitosa de una subvención. Es probable que la tecnología esté en el radar de cada patrocinador interesado en el desarrollo de capacidades, recopilación y medición de datos, comunicación y divulgación, acceso para discapacitados y competencia cultural, medios de comunicación electrónicos, capacitación, artes y cultura, por no mencionar el impacto directo en las comunidades en sí.

Como techie fortuito, ¿qué puede hacer para mejorar las perspectivas de que su organización consiga financiamiento para la tecnología que necesita?

Aprenda los elementos básicos para solicitar subvenciones. Si usted no se dedica a escribir propuestas de subvención, haga un esfuerzo para aprender las mejores prácticas en cuanto a desarrollo de recursos para su organización sin fines de lucro y lo que se necesita para hacer una propuesta de calidad. Los centros de recursos en todo el país tienen información sobre fundaciones, incluidas copias de los informes anuales, directrices de financiamiento, bases de datos consultables y talleres para solicitar subvenciones. 

Documente los activos tecnológicos e historias de su organización. Con esto no nos referimos solo a que haga un inventario de ordenadores y equipos, nos referimos a que se convierta en el guardián del conocimiento institucional de su organización sin fines de lucro para que pueda detectar las ocasiones en que la tecnología ha demostrado su valor estratégico. Puede que haya sido cuando desarrollaron una base de datos importante para una campaña de adhesión, o cuando hicieron el lanzamiento rápido de un sitio web que informaba a los visitantes sobre una inminente crisis de salud pública, por ejemplo. Usted es la persona más indicada para expresar por qué y cómo la tecnología ha marcado una verdadera diferencia en el impacto que ha tenido su organización.

Ofrezca opiniones e información en la parte de los presupuestos relacionada con la tecnología. Esto es importante tanto a nivel organizativo (para presupuestos operativos) como a nivel programático (para los presupuestos de la propuesta). Los oficiales del programa, sobre todo aquellos cuya experiencia no reside en la tecnología, muchas veces consultan con su personal de tecnología de la información cuando revisan las propuestas tecnológicas. Además, trate de incluir gastos generales de tecnología en cada solicitud de financiamiento, independientemente de si la propuesta está orientada a la tecnología o no.

Conviértase en un «traductor» de tecnología. Los donantes, las organizaciones sin fines de lucro y los techies a menudo se comunican en lo que parecen ser idiomas muy diferentes. Esto sucede a menudo en persona (en reuniones) y en el papel (en las propuestas). Como techie fortuito, esfuércese por comunicar la información sobre tecnología en un lenguaje claro y sencillo.

Evalúe cuidadosamente y con regularidad los costos de tecnología y las ofertas de consultoría. ¿Cuál es la diferencia entre un sitio web de $1.000, $10.000 o incluso de $100.000? Antes de incluirlos en una propuesta, examine los costos de tecnología de las ofertas y pídales a los posibles contratistas o proveedores que defiendan sus números, en lugar de simplemente "cortarlos y pegarlos" en el documento. Recuerde que el oficial del programa mirará con detenimiento sus números, incluso si usted no lo ha hecho.

Hable con otros techies fortuitos sobre posibles fuentes de financiamiento y oportunidades. Sobre todo si tiene en mente a algún donante específico para hacerle una solicitud, infórmese aun más conversando con su contraparte en otra organización sin fines de lucro que ya haya recibido una subvención de ese donante. Pregúntele si estaría dispuesto a presentarlo u ofrecerle una referencia. Forje relaciones con aquellos oficiales de programa que supervisen carteras de subvención cuyas prioridades coincidan con las de su organización.

Infórmese sobre los donantes, sus prioridades y sus patrones de donación, leyendo informes anuales, sitios web y las pautas para las subvenciones.

Donaciones en especie

Reconozca que el financiamiento de la tecnología no siempre implica donaciones en efectivo. Las donaciones en especie de hardware, software o servicios deben ser una parte valiosa de su estrategia de desarrollo de recursos y pueden ser más fáciles de obtener que las donaciones en efectivo, sobre todo de empresas de tecnología.

Si le han concedido una donación de tecnología, asegúrese de que es compatible con la tecnología y los sistemas que usted tiene. (El inventario y las evaluaciones de la tecnología que usted ha hecho pueden servirle de guía para determinar qué tipo de equipo y software sería aceptable).

Y no se limite solo a pensar en compatibilidad a nivel de equipo o aplicación. Incorporar un hardware o software nuevo invariablemente significa nuevas necesidades de formación y apoyo para usted y para el resto del personal. Que los usuarios de una versión de una aplicación aprendan la versión más reciente de dicha aplicación requerirá menos capacitación que adoptar un software completamente diferente.

Si se está preparando para buscar donaciones de empresas, también pregunte si tienen empleados, sobre todo techies, que estarían interesados en trabajar como voluntarios en su organización. Existe la posibilidad de conseguir servicios con descuentos o donados por los proveedores de servicios de Internet (alojamiento web) o por los proveedores de servicios de aplicación.

En definitiva, tenga en cuenta que las donaciones en especie son tan valiosas como lo sería una subvención de millones de dólares. Agradezca los regalos en público y en privado. Sea un modelo de cómo una organización sin fines de lucro puede aplicar la tecnología de modo creativo a su misión. Mantenga a los donantes al corriente de cómo usted está utilizando la tecnología y del impacto que ha tenido en su organización.

Cómo los donantes evalúan las solicitudes de tecnología

Los donantes quieren ayudar, pero también quieren asegurarse de que su inversión se utilizará de manera eficaz. Los donantes quieren que usted demuestre que tiene suficiente capacidades tecnológicas y que tiene un plan de sostenibilidad para la tecnología. La mayoría de los donantes consideran al menos las siguientes cinco preguntas cuando van a valorar si deben apoyar las solicitudes de tecnología:

• ¿Es demasiado caro?
• ¿Es demasiado complicado?
• ¿Es demasiado para hacerlo de una sola vez?
• ¿Se relaciona con la misión de la organización?
• ¿Se relaciona con la misión de la fundación?

Imagínese que usted está haciendo una visita a una organización local sin fines de lucro que está buscando financiamiento de una fundación para actualizar su tecnología de la información y su sistema de seguimiento del cliente. Veamos cómo se aplica cada una de estas preguntas:

• ¿Es demasiado caro?
  
  Donante: El precio por la compra de tecnología, unido a los costos continuos del mantenimiento de la tecnología, parece elevado.

  Organización sin fines de lucro: Si bien el presupuesto puede parecer alto, para este proyecto de tecnología tuvimos en cuenta varias alternativas. Hemos determinado que esta configuración actual maximiza el impacto que la tecnología tendrá en nuestra organización y que será rentable a la hora de reemplazar diferentes equipos. Nos hemos asociado con otras dos organizaciones que también están actualizando su tecnología y hemos negociado un descuento adicional del vendedor. Algunos de los softwares diseñados estaban disponibles a través de TechSoup por una tasa administrativa. Con todo, hemos podido reducir el costo efectivo del proyecto y aun así tener el mismo nivel de funcionalidad tecnológica.

  Crear un presupuesto para el costo y el ciclo de vida de la tecnología es una parte esencial de ser un solicitante eficaz de una subvención para tecnología. Elaborar un plan tecnológico es una buena manera de comenzar a tener una idea de los costos y las necesidades de tecnología de toda la organización. También le permite planear más allá de una sola propuesta de subvención o de una sola fuente de financiamiento para la tecnología.

• ¿Es demasiado complicado?
  
  Donante: ¿Cómo piensa administrar la instalación y el mantenimiento, sobre todo cuando solo tiene un techie fortuito que le dé apoyo?

  Organización sin fines de lucro: Es cierto que nuestro techie fortuito es un generalista, pero fue quien creó la red original y compró el primer lote de computadoras. Es la persona más familiarizada con la aptitud tecnológica de nuestro personal. Lo cual también aprovecha sus habilidades y experiencia con versiones anteriores de esta marca de equipo. A través del plan tecnológico que elaboramos recientemente, hemos analizado nuestras necesidades de recursos más allá de la compra inicial y se incluirá en nuestras actualizaciones del presupuesto operativo a la tecnología en los próximos tres años.

  Si puede, proponga el sistema más simple que satisfaga sus necesidades. Repetimos, un plan tecnológico debe ayudar a simplificar la hoja de ruta de su organización.

• ¿Es demasiado para hacerlo de una sola vez? Donante: ¿Cuán realista es que usted podrá implementar todo lo que dice esta propuesta y seguir proporcionando servicios todos los días?

  Organización sin fines de lucro: Hemos planeado implementarla en dos fases durante el año, pero de todas formas tendremos que esforzarnos para cumplir los plazos y las metas que hemos enumerado. Nos hemos comunicado con otras organizaciones que han puesto en marcha un proyecto similar. Estas organizaciones nos han dicho que tener un espacio físico adecuado y seguro era uno de los caminos críticos, y nosotros ya lo hemos completado. También contratamos a un consultor externo de MIS, recomendado a través de un listserv de un techie, para que nos ayude con la instalación inicial, con la solución de problemas más complicados y con la formación de nuestro techie fortuito.

  Tres de los recursos claves a la hora de la implementación de tecnología son dinero, tiempo y personal. Aunque usted no tenga un control total sobre el tipo de dinero que llegará a su organización, sí podrá controlar el momento y los plazos de los proyectos tecnológicos.

• ¿Se relaciona con la misión de la organización?
  
  Donante: Lanzar esta tecnología es algo nuevo para usted. ¿Cómo influirá la tecnología en lo que usted hace?

  Organización sin fines de lucro: Está muy en consonancia con la misión de la organización. Nuestra población de clientes, que en un momento estaba concentrada en este vecindario, poco a poco se ha ido extendiendo por la región. Consideramos que la tecnología nos da herramientas para mantenernos en contacto con los clientes de una mejor manera.

  También podremos coordinar los servicios de mejor manera, publicando los eventos a través de nuestro sitio web y rastreando los datos en nuestro sistema de gestión de casos. En pocas palabras, la nueva tecnología nos permitirá hacer lo que hacemos de una mejor manera y representa una extensión de nuestra área de servicio.

  Muchas veces, las propuestas incluyen un apoyo tecnológico que parece nuevo, pero realmente sirve de apoyo a herramientas o proyectos en los que la organización ha estado trabajando durante cierto tiempo. O, si la tecnología no ha sido un área principal de conocimientos o parte de su programación, considere asociarse con otra organización sin fines de lucro para hacer la solicitud de financiamiento. De cualquier manera, asegúrese de que el vínculo entre la tecnología propuesta y la misión de su organización es clara y directa.

• ¿Se relaciona con la misión de la fundación?
  
  Donante: Usted no me ha explicado la tecnología lo suficientemente bien como para que me convenza de financiarla.

  Organización sin fines de lucro: Como donante nuestro, sabe que compartimos sus metas de promover oportunidades educativas y económicas en esta comunidad. La financiación propuesta hará tres cosas para mejorar nuestra infraestructura tecnológica actual: se ahorrará tiempo del personal, sobre todo para nuestros techies fortuitos, porque vamos a pasar menos tiempo reparando fallos inexplicables del sistema; nos permitirá acceder y compartir información electrónicamente para que nuestra área de servicio y el tiempo en el campo pueden ser mayores; con el nuevo sistema de gestión de base de datos, podremos hacer un mejor seguimiento e informar de nuestros resultados para reflejar con mayor precisión el impacto de los servicios de nuestro programa en la comunidad.

  La conclusión es que los donantes apoyan los programas que cumplan con su misión y con la de ellos. Entre sus preocupaciones están la eficacia, el impacto y la escala. A muchos donantes también les preocupa que las propuestas tecnológicas pensadas para que haya un mayor acceso y para reducir las barreras terminen empeorando las cosas sin una adecuada planificación. Demuestre cómo sus planes para la tecnología y el papel del techie fortuito se alinean para ayudarlo a cumplir las metas de su organización y de su donante.

Última actualización: December 4, 2023