Las organizaciones sin fines de lucro a menudo solucionan los problemas con empleados versátiles dispuestos a afrontar nuevos retos, y con mucha ayuda de voluntarios confiables. Pero a veces es necesario un nivel de conocimientos o de experiencia que solo un consultor puede ofrecer. Esto es particularmente cierto cuando se trata de tecnología y sistemas de datos.

Los consultores pueden aportar una amplia gama de beneficios a su organización si usted comprende sus metas y sabe exactamente cómo una persona externa puede ayudarlo a alcanzarlas. Si usted está buscando implementar un nuevo sistema, reemplazar el que tiene o personalizar el software para las necesidades particulares de su organización, un consultor puede ayudarlo a considerar sus opciones, facilitar su implementación y trabajar con su equipo para cerciorarse de que todos estén capacitados y listos para adoptar su nueva solución tecnológica.

Sin embargo, si nunca ha trabajado con un consultor, puede ser difícil saber cómo comunicarse con ellos y entender su función. Aprenda a manejar esta relación para cerciorarse de que su organización reciba lo que necesita, que el proyecto se ejecute sin problemas de principio a fin, que no se salga del presupuesto y que todos se sientan bien en relación con el proceso.

¿Qué necesita su organización sin fines de lucro de un consultor?

Antes de empezar su búsqueda, es importante determinar el alcance del trabajo, definiendo el proyecto a grandes rasgos. A partir de ahí, considere en qué puede ayudarlo un consultor y lo que puede gestionar usted mismo. Este proceso de clasificación de las tareas y responsabilidades tiene numerosos beneficios. No solo le ayudará a explicarles su proyecto a los potenciales consultores, sino que también puede ayudarlo a centrarse en las destrezas que ellos podrían aportar.

Una vez que tenga una sólida comprensión del proyecto y del tipo de ayuda que necesita, hágase algunas preguntas para que lo ayuden a centrarse en el tipo de consultor que desea.

• ¿Su consultor debe ser local? Puede ser más fácil trabajar con alguien en persona. Alguien que trabaje en su área puede aprender más rápidamente sobre su organización y colaborar más directamente si él o ella tiene la oportunidad de conocerlo en persona. Sin embargo, dependiendo de dónde se encuentren sus oficinas, decidirse por alguien del área puede limitar mucho sus opciones, sobre todo si usted está buscando un conjunto de destrezas específico o si tiene un presupuesto ajustado.
• ¿Debería trabajar con una persona o una empresa de consultoría? Trabajar con una persona puede reducir notablemente sus costos y garantizarle que el proyecto reciba la atención que necesita; pero también es un poco riesgoso. Hay menos probabilidades de que una firma de consultoría deje de trabajar con usted porque recibió un proyecto más interesante o porque decidió tomarse unas vacaciones de un mes en un momento crítico. Generalmente uno puede contar con una empresa para un trabajo a largo plazo. Las empresas también tienen el apoyo de los gerentes de proyectos para que los ayuden a manejar el proceso, y su experiencia con una amplia gama de organizaciones y proyectos significa que es menos probable que se encuentre con alguna sorpresa.
• ¿Necesita un generalista o un especialista? Si está empezando con una nueva tecnología y necesita apoyo básico para su implementación, un generalista puede ayudarlo a comenzar. Si su proyecto se centra en una tecnología o en un aspecto de una tecnología, o quiere dotarse de capacidades más específicas, entonces un especialista podría ser mejor para usted. Sin embargo, no descarte la posibilidad de que puede ser que necesite a varios consultores para proyectos complejos o de gran envergadura.

¿Cómo encontrar el consultor adecuado para el trabajo?

Ahora que ya sabe lo que quiere que haga su consultor y que ha puesto parámetros en su búsqueda, el siguiente paso es encontrar el consultor que mejor se ajuste a su organización. ¿Cómo encontrar consultores cualificados para colaborar con su proyecto?

Una forma sencilla es a través de referencias. Comuníquese con otras organizaciones para conocer sus experiencias y para que les pregunte con quién han trabajado y si están contentos con el trabajo que le hicieron. Los clientes anteriores pueden proporcionar información sobre la forma en que los consultores manejaron sus proyectos y pueden plantear cualquier problema que se deba tener en cuenta. Puede ser que los miembros de la junta y el personal tengan conexiones útiles y puedan ayudarlo a conseguir una tarifa más baja.

También puede buscar en las listas proporcionadas por asociaciones y organizaciones estatales que apoyan a su comunidad, y en otros directorios. Si su organización recibe financiamiento de fundaciones, pregúnteles si tienen asistencia técnica interna, si tienen consultores externos con los que trabajen regularmente o si pueden referirle a un consultor de confianza. Puede encontrar opiniones valiosas en uno de los foros comunitarios (en inglés) de TechSoup. TechSoup (en inglés) también se ha asociado con varios grupos de consultoría y proveedores de servicios sin fines de lucro que ofrecen servicios de consultoría a través de su programa de Apoyo y servicios de IT (en inglés).

Una vez que tenga una lista de consultores en los que está interesado, póngase en contacto con ellos y envíeles una descripción de una página sobre su proyecto, destacando los objetivos, habilidades necesarias, su rango de presupuesto, y en su caso, su disposición a trabajar con varios consultores.

Después, programe una entrevista para que se informe más sobre las habilidades y la formación académica de los candidatos. Cerciórese de que el consultor le explique el trabajo de una manera clara y fácil de entender. Esto ayudará a evitar malentendidos en el futuro y es una buena prueba para saber lo bien informado que está sobre el tema.

Algunas organizaciones publican solicitudes de propuestas (RFP, sigla en inglés). Sin embargo, muchas compañías y consultores individuales establecidos, incluidos los que probablemente mejor satisfagan sus necesidades, pueden optar por no invertir todo el tiempo que se necesita para responder a una solicitud de propuesta si no saben qué probabilidades hay de que hagan negocio con usted.

No se olvide de pedir referencias y deles seguimiento. Usted puede preguntar si el consultor hizo un trabajo similar para el cliente, si el consultor terminó en tiempo y se mantuvo dentro del presupuesto, si el cliente quedó contento con el trabajo y si contratarían al consultor otra vez. Contratar a un consultor es muy parecido a contratar personal. Usted debe asegurarse de que se trata de alguien con quien puede establecer una relación y trabajar de manera eficaz.

Recuerde que cualquier convenio o contrato del que sea parte la agencia debe cumplir tanto con la Guía uniforme (en inglés) como con las Normas de Desempeño del Programa Head Start, específicamente en lo relativo a los contratos de más de $10,000. Además, el cuerpo directivo y su experto legal deben revisar y aprobar los acuerdos, en consonancia con su responsabilidad fiduciaria.

Cómo trabajar con su consultor

Una vez que ha encontrado a un consultor y está listo para empezar a trabajar, el primer paso es cerciorarse de que tiene un acuerdo detallado que describe el alcance del trabajo y hace un cálculo de los plazos y los costos. Esto es necesario para reducir el riesgo para usted y para su consultor. También ayuda a mantener los costos más bajos. Si lo que usted está pidiendo no está claro o el proceso es turbio, el consultor puede calcular cuotas más altas porque él o ella siente la necesidad de crear una reserva en caso de que haya problemas imprevistos.

La gestión de proyectos interna también ayudará a evitar un aumento de los costos y desafíos inesperados. Asignar a alguien de su personal para que administre el proyecto garantiza que su organización tenga control del proceso y de los resultados del proyecto. También puede ayudar a que el proyecto se agilice si alguien está a cargo de tomar pequeñas decisiones y puede facilitar los debates de los responsables de tomar las decisiones más grandes. Un miembro del personal también puede comunicar los cambios y las medidas al resto del personal y ayudar a lograr acuerdos sobre los próximos cambios. Es normal que pase aproximadamente el 10 por ciento del tiempo estimado del consultor en la gestión de proyectos, aunque puede ser que se necesite una inversión más notable de personal para proyectos más complejos.

Por último, la comunicación abierta y regular con su consultor es esencial para obtener lo que necesita y mantenerse dentro del presupuesto. Usted y su asesor ahora forman parte de una asociación, y cada uno de ustedes necesita del otro para que el proyecto sea un éxito. Tener encuentros semanales puede ser una buena manera de mantenerse en contacto, pero asegúrese de que sean más que una reunión informativa. Durante los encuentros:

• Pregúntele a su consultor si él o ella necesita algo de usted
• Tómese el tiempo para escuchar el punto de vista de su consultor sobre el progreso del proyecto
• No olvide preguntar acerca de los riesgos potenciales y discuta formas en las que pueden trabajar juntos para resolverlos

¿Cuánto costará el proyecto?

Los costos de contratar a consultores varían ampliamente según sus necesidades, el tipo de proyecto que está llevando a cabo y otros factores, incluyendo el nivel de experiencia de la persona o empresa y su área geográfica. Idealware les preguntó a varios consultores en diferentes áreas de la tecnología sin fines de lucro sobre sus honorarios. A continuación, hemos condensado sus respuestas para proporcionar algunos rangos de costos para proyectos que incluyen típicamente consultores.

• Sitios web Por $2,000 o $3,000, puede encontrar un consultor independiente (probablemente un recién graduado) que puede crear un sitio estático de 10 a 30 páginas, basado en un diseño gráfico de plantilla y en un esquema de navegación muy sencillo. Por un sitio de marca con gráficos y algunos extras, es más probable que tenga que pagar entre $5,000 y $10,000. Incorporar un diseño adaptable puede agregarle entre un 10 y un 30 por ciento al costo. Un sitio web sólido, escalable y estratégico puede costar de $15,000 a $50,000 o más, según el nivel de sofisticación que usted esté buscando y el nivel de interacción que espere tener con su consultor. Un sitio web típico para una gran organización, que incluya aplicaciones web sofisticadas y consultoría estratégica de fondo, puede costar $100,000 o más.
• Selección de software. Los proyectos de selección de software más pequeños pueden comenzar en $2,000 – $5,000. Para proyectos más grandes que pueden incluir varios departamentos, múltiples sitios, muchos elementos y un grupo grande de empleados, puede ir desde $10,000 hasta $15,000 para examinar y seleccionar un sistema. Estos servicios generalmente vienen con orientación estratégica, pero le sacará más provecho a su dinero si selecciona a un consultor que tenga experiencia trabajando con organizaciones sin fines de lucro.
• Migración de datos. Por lo general, un consultor cobrará unos $1,000 por base de datos para la migración. Esto significa que independientemente de la cantidad de datos, si es contenido de un tipo y va en la misma ubicación, puede que pague una tarifa plana. Si, por ejemplo, usted necesita migrar contactos, además de información sobre organizaciones, donaciones y registros, entonces estaría transfiriendo cuatro bases de datos, por lo que el total sería $4,000. Los costos pueden subir rápidamente en casos en que los archivos tengan que pasar por múltiples sistemas o por terceros. Como regla general, una mayor complejidad hará que aumente la tasa.

Cómo prepararse para una experiencia exitosa

Si usted comienza su proceso de búsqueda con una comprensión clara del alcance de sus necesidades y de cómo un consultor puede ayudarlo a satisfacerlas, es más probable que encuentre a alguien que tenga las habilidades y la experiencia que usted necesita. Recuerde, no obstante, que trabajar con un consultor constituye una relación, y como cualquier relación, va a sufrir si usted la ignora. Su participación activa y la implicación del personal es un factor importante en el éxito de su proyecto.

Adaptado de "Cómo elegir y trabajar con consultores de tecnología", TechSoup (en inglés), marzo de 2015.

Última actualización: December 4, 2023