(a) Resumen del proceso.
(1) El personal del programa deberá hacer lo siguiente:
(i) Realizar una entrevista en persona con cada familia, a menos que el párrafo (a)(2) de esta sección sea aplicable.
(ii) Verificar la información que se requiere en los párrafos (h) e (i) de esta sección.
(iii) Crear un registro de determinación de elegibilidad de los participantes matriculados, conforme al párrafo (k) de esta sección.
(2) Es posible que el personal del programa entreviste a la familia por teléfono si no es posible o práctico hacerlo en persona.
(3) Si un programa tiene un método alternativo para determinar razonablemente la elegibilidad basándose en su evaluación de la comunidad, datos geográficos y administrativos, o de otras fuentes de datos fiables, puede solicitar al funcionario responsable del HHS que exima los requisitos en los párrafos (a) (1) (i) y (II) de esta sección.
(b) Requisitos de edad.
(1) Para Early Head Start, salvo cuando el niño hace la transición a Head Start Preschool, el niño debe ser un bebé o un niño pequeño menor de tres años de edad.
(2) Para Head Start Preschool, un niño debe:
(i) Tener al menos tres años de edad o bien cumplir los tres años antes de la fecha que la escuela pública utiliza para determinar la elegibilidad en la comunidad donde se ubica el programa Head Start Preschool.
(ii) No tener una edad mayor que la requerida para asistir a la escuela.
(3) Para el programa Head Start para Migrantes y Trabajadores de Temporada, la edad del niño deberá ser menor que la edad de escolarización obligatoria, antes de la fecha utilizada para determinar la elegibilidad de la escuela pública en la comunidad en la que se encuentra el programa.
(c) Requisitos de elegibilidad.
(1) Una mujer embarazada o un niño es elegible si se cumple lo siguiente:
(i) Los ingresos familiares son iguales o están por debajo del umbral de pobreza.
(ii) La familia es elegible para recibir asistencia pública o, a falta de cuidado infantil, sería potencialmente elegible para dicha asistencia, incluidos los pagos de Ayuda Temporal a Familias Necesitadas (TANF, sigla en inglés) solo para niños.
(iii) El niño carece de hogar, como se define en la parte 1305.
(iv) El niño está en cuidado adoptivo temporal.
(2) Si la familia no cumple algún criterio del párrafo (c)(1) de esta sección, el programa podrá matricular a un niño que se beneficiaría de estos servicios, siempre y cuando estos participantes constituyan no más del 10 por ciento de la matrícula del programa, conforme al párrafo (d) de esta sección.
(d) Concesiones adicionales para los programas.
(1) El programa podrá matricular a un 35 por ciento adicional de participantes cuyas familias no cumplan con el criterio descrito en el párrafo (c) de esta sección y cuyos ingresos estén por debajo del 130 por ciento del umbral de pobreza, si el programa hace lo siguiente:
(i) Establece e implementa políticas y procedimientos sobre la divulgación y las matrículas para asegurarse de que se esté cumpliendo con las necesidades de las mujeres embarazadas, los niños en general y los niños con discapacidades, antes de prestar servicios a las embarazadas y los niños que no cumplen los criterios del párrafo (c) de esta sección.
(ii) Establece criterios para asegurarse de que las mujeres embarazadas y los niños elegibles conforme a los criterios que se enumeran en el párrafo (c) de esta sección reciban servicios primero.
(2) Si un programa opta por matricular a participantes que no cumplen algún criterio del párrafo (c) de esta sección y cuyos ingresos familiares se encuentran entre el 100 y 130 por ciento del umbral de pobreza, deberá informar sobre lo siguiente a la Oficina regional del programa Head Start:
(i) Cómo se cumple con las necesidades de las familias de bajos ingresos o las que son potencialmente elegibles para recibir asistencia pública, de los niños con carencia de hogar y de los niños en cuidado adoptivo temporal e incluir datos demográficos locales sobre estas poblaciones.
(ii) Las políticas y procedimientos de divulgación y matriculación que aseguren que se esté respondiendo a las necesidades de los niños o las mujeres embarazadas elegibles, antes de prestar servicios a los niños o las mujeres cuyos ingresos superan los índices exigidos.
(iii) Las gestiones, inclusive de divulgación, para tener una matrícula compuesta enteramente por mujeres embarazadas o niños elegibles.
(iv) Las políticas, los procedimientos y los criterios de selección que se emplean para servir a los niños elegibles.
(v) Su matrícula actual y la del año anterior.
(vi) El número de mujeres embarazadas y niños atendidos, clasificados según los criterios de elegibilidad de los párrafos (c) y (d)(1) de esta sección.
(vii) La categoría de los criterios de elegibilidad de cada niño de la lista de espera del programa.
(e) Concesiones adicionales para las tribus indígenas.
(1) No obstante el párrafo (c) de esta sección, un programa tribal puede determinar que cualquier mujer embarazada o niño en el área de servicio aprobada es elegible para los servicios, independientemente de sus ingresos, si cumplen con los requisitos del párrafo (b) de esta sección.
(2) Una tribu o tribus indígenas que operen tanto un programa Early Head Start como de Head Start Preschool puede, a su discreción, en cualquier momento durante el período de la subvención, reasignar fondos entre el programa Early Head Start y el de Head Start Preschool para abordar las fluctuaciones de las poblaciones a las que se les brinda el servicio, incluidas las mujeres embarazadas y los niños, desde que nacen hasta la edad de escolarización obligatoria. La reasignación de dichos fondos entre los programas por la tribu o tribus durante el año no podrá servir de referencia para ninguna reducción de la subvención base para ninguno de los programas en años sucesivos.
(f) Requisitos de elegibilidad para migrantes y trabajadores de temporada. No obstante lo dispuesto en el párrafo (c) de esta sección, las mujeres embarazadas y los niños son elegibles para Head Start para migrantes o trabajadores de temporada si tienen al menos un miembro de la familia cuyos ingresos provienen principalmente del empleo agrícola según se define en la sección 3 de la Ley de Protección de Trabajadores Agrícolas Migrantes y Estacionales (29 U.S.C. 1802), y si cumplen con los requisitos del párrafo (b) de esta sección.
(g) Requisitos de elegibilidad para las comunidades con 1,000 personas o menos.
(1) Un programa puede establecer sus propios criterios sobre la elegibilidad, siempre y cuando cumpla los criterios que se delinean en la sección 645(a)(2) de la Ley.
(2) A ningún niño de tal comunidad cuya familia es elegible según los criterios descritos en los párrafos (c) hasta (f) inclusive, de esta sección, se le puede negar una oportunidad de participar en el programa, conforme a los criterios de elegibilidad establecidos en conformidad con el párrafo (g).
(h) Verificación de la edad. El personal del programa deberá verificar la edad del niño, conforme a las políticas y los procedimientos del programa. Las políticas y los procedimientos del programa no pueden exigir a las familias que provean documentos que confirmen la edad de un niño, si al hacerlo se crea un obstáculo para que la familia matricule al niño.
(i) Verificación de la elegibilidad.
(1) Para verificar la elegibilidad basada en los ingresos, el personal del programa deberá utilizar los formularios de los impuestos, talones de pago u otro comprobante de los ingresos para determinar los ingresos familiares del período correspondiente.
(i) El programa debe calcular el ingreso bruto total utilizando las fuentes de ingresos aplicables.
(ii) Un programa podrá hacer un ajuste al cálculo del ingreso bruto de una familia con el propósito de determinar la elegibilidad para dar cuenta de los costos excesivos de vivienda. El programa podrá usar las facturas disponibles, los estados de cuenta bancarios y otra documentación relevante proporcionada por la familia para calcular los costos anuales totales de vivienda con los multiplicadores apropiados a fin de:
(A) Determinar si una familia gasta más del 30 por ciento de su ingreso bruto total en costos de vivienda, según se define en la parte 1305 de este capítulo.
(B) De corresponder, reducir el ingreso bruto total por la cantidad gastada en costos de vivienda que excedan más del 30 por ciento.
(iii) Si la familia no puede proporcionar formularios de impuestos, talones de pago u otra prueba de ingresos para el período de tiempo relevante, el personal del programa podrá aceptar declaraciones escritas de los empleadores, incluidas las personas que trabajan por cuenta propia, para el período de tiempo relevante y utilizar la información proporcionada para calcular los ingresos anuales totales con los multiplicadores apropiados.
(iv) Si la familia no informa ingresos durante el período de tiempo relevante, el programa podrá aceptar la declaración firmada por la familia a tal efecto, siempre que el personal del programa describa los esfuerzos realizados para verificar los ingresos de la familia y explique cómo se calcularon los ingresos totales de esta o busque información de terceros sobre la elegibilidad de la familia si la familia da su consentimiento por escrito. Si la familia da su consentimiento para contactar a terceros, el personal del programa deberá atenerse a las políticas y los procedimientos sobre la seguridad y la privacidad del programa y asegurarse de que los registros para la determinación de la elegibilidad se atengan al párrafo (k)(2) de esta sección.
(v) Si la familia puede demostrar un cambio significativo en los ingresos durante el período de tiempo relevante, el personal del programa podrá considerar las circunstancias actuales de los ingresos.
(2) Para verificar que alguna familia es elegible para recibir asistencia pública o, a falta de cuidado infantil, sería potencialmente elegible para dicha asistencia, el programa deberá tener documentación ya sea de la agencia de asistencia pública estatal, local o tribal que muestre que la familia recibe asistencia pública o que es potencialmente elegible para recibirla.
(3) Para verificar si una familia carece de hogar, el programa puede aceptar una declaración escrita de un proveedor de servicios para personas sin hogar, del personal escolar u otra agencia de servicios que verifique que el niño no tiene un hogar o cualquier otra documentación que indique la falta de vivienda, incluida documentación de una agencia pública o privada, una declaración, información recogida durante la matriculación, o formularios de solicitud o notas de una entrevista con el personal para establecer que el niño carece de hogar o cualquier otro documento que confirme la carencia de hogar.
(i) Si una familia puede proveer uno de los documentos descritos en este párrafo (i)(3), el personal del programa deberá describir los esfuerzos que se han hecho para verificar la precisión de la información provista e indicar si la familia es elegible por no tener un hogar.
(ii) Si una familia no puede proveer los documentos que se describen en este párrafo (i)(3) para probar que el niño carece de hogar, el programa puede aceptar la declaración firmada de la familia a ese efecto, si en dicha declaración escrita el programa describe la situación de vida del niño, y esta cumple la definición de carencia de hogar en la parte 1305 de este capítulo.
(iii) El personal del programa puede buscar información de terceros que tengan conocimientos de primera mano sobre la situación de vida de la familia, si la familia da su consentimiento por escrito para ello. Si la familia da su consentimiento para que el programa contacte a terceros, el personal del programa deberá atenerse a las políticas y los procedimientos del programa sobre la privacidad y asegurarse de que el registro sobre la determinación de la elegibilidad se atenga al párrafo (k) de esta sección.
(4) Para verificar si un niño está en cuidado adoptivo temporal, el personal del programa deberá aceptar un mandato judicial u otro documento legal o emitido por el gobierno, una declaración escrita de un funcionario del bienestar infantil del gobierno que demuestre que el niño está bajo cuidado adoptivo temporal o mostrar que se ha hecho un pago para tal cuidado.
(j) Duración de la elegibilidad.
(1) Si se determina que un niño es elegible conforme a esta sección y participa en un programa Head Start, este permanecerá elegible hasta el final del siguiente año programático, salvo que el programa Head Start opte por no inscribir al niño cuando haya razones de peso para que el niño no permanezca en Head Start, como, por ejemplo, cuando hay un cambio en los ingresos familiares del niño y haya otro niño con mayor necesidad de recibir los servicios de Head Start.
(2) Los niños que están matriculados en un programa que recibe fondos bajo la autoridad de la sección 645A de la Ley siguen siendo elegibles mientras participan en el programa.
(3) Si un niño pasa de un programa Early Head Start al de Head Start Preschool, el personal del programa deberá verificar de nuevo la elegibilidad de la familia.
(4) Si un programa opera tanto un programa Early Head Start como de Head Start Preschool y los padres desean matricular a su hijo (que estaba matriculado en el programa Early Head Start) en este otro programa, el programa deberá asegurarse, siempre que sea posible, de que el niño reciba los servicios de Head Start Preschool hasta que se inscriba en la escuela, siempre y cuando el niño sea elegible.
(5) Si el programa opera un programa Head Start para migrantes y trabajadores de temporada, los niños menores de tres años que participen en dicho programa seguirán siendo elegibles hasta tanto cumplan tres años de edad, de conformidad con el párrafo (j)(2) de esta sección.
(k) Registros.
(1) El programa deberá guardar los registros sobre la determinación de la elegibilidad de cada participante y los registros de la capacitación continua del personal sobre la elegibilidad, como se requiere en el párrafo (m) de esta sección. El programa puede guardar estos registros de modo electrónico.
(2) Cada registro sobre la determinación de la elegibilidad deberá incluir lo siguiente:
(i) Copias de cualquier documento o declaración, que incluyan testimonios que sean necesarios para verificar la elegibilidad, conforme a los párrafos (h) e (i) de esta sección.
(ii) Una declaración de que el personal del programa ha realizado esfuerzos razonables para verificar información mediante lo siguiente:
(A) Realizando una entrevista, ya sea en persona o telefónica con la familia, como se describe en el párrafo (a)(1)(i) o (a)(2) de esta sección.
(B) Describiendo los esfuerzos que se han realizado para verificar la elegibilidad, como se requiere en los párrafos (h) hasta (i) inclusive, de esta sección; y, reuniendo documentos requeridos para la verificación de terceros que incluye el consentimiento escrito de la familia para contactar a cada tercero, el nombre, los cargos y las afiliaciones e información sobre cada tercero sobre la elegibilidad de la familia.
(iii) Una declaración que identifica si:
(A) El ingreso de la familia está por debajo de las pautas de ingresos para su tamaño y se detalla el tamaño de la familia.
(B) La familia es elegible para recibir asistencia pública o, a falta de cuidado infantil, es potencialmente elegible.
(C) El niño no tiene hogar o está en cuidado adoptivo temporal.
(D) Se determinó que la familia es elegible, conforme al criterio del párrafo (c) (2) de esta sección.
(E) Se determinó que la familia es elegible, conforme el criterio del párrafo (d)(1) de esta sección.
(3) El programa deberá conservar los registros sobre la determinación de la elegibilidad de quienes están actualmente matriculados —siempre que lo estén—, y hasta un año después de que hayan dejado de recibir servicios; o ya no estén matriculados.
(l) Políticas y procedimientos del programa sobre la violación de las normas de determinación de la elegibilidad. Un programa debe establecer políticas y procedimientos escritos que describan todas las medidas adoptadas hacia el personal que viole intencionalmente las normas federales y las relativas a la determinación de elegibilidad del programa y que matricule a mujeres embarazadas y niños que no son elegibles para recibir los servicios de Head Start.
(m) Capacitación sobre la elegibilidad.
(1) El programa deberá capacitar a todos los miembros del cuerpo directivo, del Consejo de políticas, el personal administrativo y quienes determinan la elegibilidad, sobre la normativa federal y las políticas y procedimientos aplicables del programa. La capacitación deberá, como mínimo:
(i) Incluir los métodos sobre cómo recopilar información completa y precisa sobre la elegibilidad por parte de las familias y de terceros.
(ii) Incorporar estrategias para tratar a las familias con dignidad y respeto y para abordar posibles cuestiones de violencia doméstica, estigma y privacidad.
(iii) Explicar las políticas y procedimientos que describen las medidas adoptadas hacia el personal, las familias o los participantes que intentan proporcionar información falsa o que la proporcionan deliberadamente.
(2) El programa deberá capacitar al liderazgo y al personal que determina la elegibilidad dentro de los 90 días posteriores a la contratación de todo nuevo personal.
(3) El programa deberá capacitar a todos los miembros del cuerpo directivo y del Consejo de políticas dentro de 180 días a partir del inicio de la entrada en vigencia del nuevo cuerpo directivo o Consejo de políticas.
(4) El programa deberá crear políticas sobre la frecuencia en que se proporcionará la capacitación después de la capacitación inicial.