Anexo de ACF-PI-HS-16-05

Normas de verificación exhaustiva de antecedentes

P: ¿Cuáles son los componentes requeridos de una verificación exhaustiva de antecedentes?

A. Las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) para la verificación de antecedentes en 45 CFR §1302.90(b) entraron en vigencia el 30 de septiembre de 2021 y requieren que todos los programas Head Start realicen un total de cuatro componentes de una verificación exhaustiva de antecedentes: dos componentes antes del empleo y dos componentes dentro de los 90 días posteriores a la contratación.

Antes del empleo, los dos componentes requeridos son: 1) antecedentes penales con verificación de huellas dactilares (puede ser una verificación de antecedentes penales con huellas dactilares a nivel estatal/tribal o del FBI) y 2) verificación del registro de delincuentes sexuales (cualquiera disponible, incluida la verificación del Registro Nacional de Delincuentes Sexuales del Centro Nacional de Integración de la Ciberseguridad y las Comunicaciones (NCCIC NSOR, siglas en inglés)).

Dentro de los 90 días posteriores a la contratación, los dos últimos componentes requeridos son: 3) una verificación del registro estatal de abuso y negligencia infantil (si está disponible) y 4) antecedentes penales con una verificación de huellas dactilares (cualquiera de las verificaciones estatales/tribales o del FBI que no se haya realizado antes del empleo). Los programas deben realizar verificaciones de antecedentes completas al menos cada cinco años. Consulte la pregunta sobre el requisito de cinco años a continuación para obtener más detalles sobre este componente.

Nota: Además de los requisitos anteriores, los programas Head Start que tienen licencia, que están regulados o que están registrados por su estado también deben cumplir con los requisitos de verificación de antecedentes en la Disposición final del Fondo de Cuidado y Desarrollo Infantil (CCDF, sigla en inglés). Consulte la sección a continuación sobre los temas en común entre las Disposiciones Finales de las HSPPS y el CCDF.

P: ¿Por qué se cambiaron las normas para la verificación de antecedentes y cuándo entraron en vigencia?

A. Las HSPPS para las verificaciones exhaustivas de antecedentes se modificaron para alinearse con los requisitos de la reautorización de 2014 de la Subvención en bloque para el cuidado y desarrollo Infantil (CCDBG, sigla en inglés) y para ayudar a garantizar la seguridad de todos los niños en los programas Head Start. Se requirió que los estados demostraran el cumplimiento de los requisitos de verificación de antecedentes de la CCDBG antes del 30 de septiembre de 2021, durante el período de presentación de los Planes de el CCDF de 2022-2024. Las normas de Head Start se retrasaron hasta el 30 de septiembre de 2021 para minimizar la carga para los concesionarios mientras los estados implementaban completamente los sistemas estatales de verificación de antecedentes. A partir del 30 de septiembre de 2021, están vigentes las HSPPS para las verificaciones exhaustivas de antecedentes.

Componentes de la verificación exhaustiva de antecedentes

P: El Departamento de Investigaciones de mi estado incluye huellas dactilares y autorización, así como una autorización a través de la base de datos de la Oficina Federal de Investigaciones (FBI, sigla en inglés). ¿Todavía necesito realizar una verificación de antecedentes penales del FBI con huellas dactilares?

P: Sí. Si bien las verificaciones de antecedentes penales estatales y del FBI se superponen significativamente, no son la misma verificación y, a veces, incluyen información diferencial. Consulte 45 CFR §1302.90(b).

P: Si un estado realiza una verificación de maltrato y descuido de menores (CAN, sigla en inglés) como parte de su verificación de antecedentes estatales, ¿se requiere que nuestra agencia realice una verificación adicional a través del registro estatal separada de la que ya se proporcionó a través de la verificación de antecedentes penales del estado y del FBI ?

R: Si el estado incluye una verificación de registro CAN como parte de su verificación de antecedentes, una agencia no necesita volver a ejecutar la verificación de registro de CAN. Las verificaciones de antecedentes penales y los registros de CAN pueden tener cierta superposición (particularmente en los casos en que hay una condena relacionada con el maltrato y descuido de menores); sin embargo, los registros del CAN también pueden incluir información sobre quejas fundamentadas o conclusiones de tribunales civiles. Muchos estados incluyen búsquedas en sus registros de CAN como un componente de una verificación de antecedentes, particularmente cuando el individuo está trabajando con niños.

P: ¿Cuál es la diferencia entre la verificación del registro de delincuentes sexuales y una verificación de antecedentes penales? ¿Cómo puede ser que alguien esté en el registro, pero no tenga un registro en el FBI o el estado? ¿Sería suficiente hacer una verificación de antecedentes penales del FBI o del estado o también necesitamos hacer la revisión en el registro nacional de delincuentes sexuales?

R: La diferencia entre el registro de delincuentes sexuales y la verificación de antecedentes penales es significativa. Un registro de delincuentes sexuales monitorea y rastrea a los delincuentes sexuales después que son puestos en libertad en la comunidad. Una verificación de los antecedentes penales típicamente revela si una persona tiene o no arrestos, condenas, órdenes judiciales pendientes y sentencias de prisión. Sin embargo, se le puede ordenar a una persona que se registre como delincuente sexual en casos que no se incluirían en una verificación de antecedentes penales (p. ej., como condición para su liberación en la comunidad o como parte de un acuerdo de admisión de culpabilidad).

Exigimos que los programas lleven a cabo una verificación del registro de delincuentes sexuales. Anticipamos que la mayoría de los programas probablemente revisarán el registro de delincuentes sexuales de su estado, pero no prescribimos qué registro es el que debe ser verificado. Los programas Head Start pueden verificar la base de datos del registro de delincuentes sexuales de un estado, solicitar una verificación del NCCIC NSOR, si está disponible, o usar el sitio web público nacional de delincuentes sexuales (en inglés) para cumplir con este requisito de verificación de delincuentes sexuales.

Revisión de los empleados cada cinco años

P: En las normas, 45 CFR §1302.90(b)(5) requiere que los empleados actuales sean autorizados cada cinco años. ¿También hay que tener dos series de huellas dactilares de cada empleado actual en sus archivos antes del 30 de septiembre de 2021? ¿Tenemos que hacer una verificación de antecedentes a los empleados que han estado con nosotros más de cinco años o se les debe hacer tal verificación a todos los empleados cada cinco años de ahora en adelante?

R: En 45 CFR §1302.90(b)(5), las normas establecen que "un programa debe realizar la verificación completa de antecedentes para cada empleado, consultor o contratista al menos una vez cada cinco años..." Este requisito para los empleados actuales es efectivo a partir del 30 de septiembre de 2021. Por lo tanto, los programas deben asegurarse de realizar una verificación completa de antecedentes de todo el personal actual, cada cinco años. Esto significa que el personal actualmente empleado tendría que recibir una verificación completa de sus antecedentes antes del 30 de septiembre de 2026 y cada cinco años desde la fecha de cada verificación individual. Los programas tal vez deseen escalonar su método para completar las verificaciones de los empleados actuales de manera que la obligación financiera asociada con dichas verificaciones se distribuya de manera más uniforme de un año a otro.

P: En las normas, 45 CFR §1302.90(b)(5) establece que "un programa debe realizar la verificación completa de antecedentes para cada empleado, consultor o contratista al menos una vez cada cinco años" según los requisitos de (b)(1) y (2). ¿Se espera que los programas vuelvan a entrevistar y verificar las referencias de los empleados actuales cuando se cumplan los cinco años?

R: No hay obligación de entrevistar a los empleados actuales ni de verificar las referencias que presentaron cuando se les contrató o pedirles más referencias. La Sección 302.90(b)(5) establece que "un programa debe realizar la verificación completa de antecedentes para cada empleado, consultor o contratista al menos una vez cada cinco años, que debe incluir cada una de las cuatro verificaciones enumeradas en [45 CFR §1302.90 (b)(1-2)]". La referencia clave es "cuatro verificaciones", lo cual se refiere a la verificación del registro de delincuentes sexuales, la verificación del registro estatal del CAN, verificación de los antecedentes penales estatales o tribales con huellas digitales y la verificación de los antecedentes penales por la FBI, incluyendo las huellas digitales correspondientes.

P: 45 CFR §1302.90(b)(5) estipula una excepción para las verificaciones de antecedentes de todos los empleados cada cinco años si "el programa puede demostrar al funcionario responsable del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS, sigla en inglés) que tiene un sistema más estricto que garantizará la seguridad de los niños". ¿Qué constituye un "sistema más riguroso"? y ¿cómo se puede demostrar el mismo?

R: Exigimos que cada programa cumpla con 45 CFR §1302.90 (b) (5), lo cual requiere verificaciones de antecedentes para todos los empleados cada cinco años, a menos que pueda demostrar al funcionario responsable del HHS que tiene un sistema establecido que proporcionará verificaciones más frecuentes que cada cinco años, como lo requieren las HSPPS. Un ejemplo de un sistema más riguroso es un programa de "rap back" que notifica automáticamente a un programa cuando un empleado es arrestado o condenado por un delito aplicable; En este ejemplo, el programa sería informado continuamente de delitos penales que sería más riguroso que un control cada cinco años. Las verificaciones iniciales de antecedentes deben completarse para garantizar la seguridad de los niños, independientemente de cualquier sistema que un estado o programa tenga implementado.

Empleados, consultores y contratistas

P: Las normas especifican que los empleados, consultores y contratistas deben tener una verificación de antecedentes completa. La mayoría de los consultores a quienes hacemos referencia son los que trabajan con la administración y no prestan servicios a los niños y las familias. ¿Las verificaciones de antecedentes penales se aplican a los consultores o contratistas del programa a corto plazo que trabajan con la gerencia y no brindan servicios a los niños?

A. No, los requisitos para las verificaciones de los antecedentes penales son únicamente aplicables a los contratistas o personas con un contrato, cuyas actividades incluyan el contacto con y/o los servicios directos a los niños y las familias o cualquier persona que podría tener un acceso no supervisado a los niños y las familias. No obstante, los requisitos para la verificación de antecedentes penales son aplicables a todos los empleados, independientemente de si un empleado tiene contacto con y/o servicios directos a los niños y las familias.

R: ¿Requieren las normas que a cualquier persona que entre en los salones de clases de Head Start, incluyendo a los empleados del distrito escolar (p.ej., paraprofesionales de educación especial, suplentes, etc.) se les haga una verificación de antecedentes completa como se describe en 45 CFR §1302.90? El distrito escolar mantiene los archivos de todos los empleados, incluyendo a los suplentes, con registros de huellas dactilares en las verificaciones de los antecedentes y desean que dichos archivos se mantengan confidenciales. ¿Está bien?

R: Las agencias deberán realizar u obtener una verificación completa de los antecedentes de los contratistas o individuos que figuran en un contrato, cuyas actividades incluyan el contacto con y/o los servicios directos a los niños y las familias o cualquier persona que podría tener acceso no supervisado a los niños y las familias. Sin embargo, si un programa trabaja con un distrito escolar u otra agencia que realiza las verificaciones conforme a los requisitos de 45 CFR §1302.90, el programa podría obtener una confirmación de que el empleado en cuestión ha recibido las verificaciones correspondientes y sea apto para trabajar, según los factores de descalificación del estado y el programa estaría cumpliendo con los requisitos de verificación de antecedentes de Head Start.

Procesos de verificación de antecedentes estatales

P: Mi estado no provee los resultados de las verificaciones de los antecedentes a nuestro programa debido a las reglas sobre la confidencialidad. En lugar de ello, nos dan una "luz verde" o "luz roja" a la hora de contratar a una persona que trabaje en el entorno de la primera infancia. ¿Esto cumple con el requisito de verificación de antecedentes estatales en 45 CFR §1302.90 (b)?

P: Sí. La "luz verde" o "luz roja" de un estado basada en los factores de descalificación del CCDF cumple con los requisitos de 45 CFR §1302.90(b).

P: Me comuniqué con la Oficina de Investigaciones de mi estado y dijeron que no verificarán los antecedentes de nuestros empleados porque los programas Head Start no entran en las categorías de instituciones que pueden solicitar una verificación de antecedentes según la ley estatal. ¿Qué debo hacer?

R: Se requiere que los estados cumplan con los requisitos de verificación de antecedentes del CCDF, que incluyen realizar verificaciones para todas las agencias/entidades de cuidado infantil que tienen licencia, están reguladas o registradas o que son elegibles para recibir fondos de subsidios del de CCDF. Los programas Head Start generalmente están bajo esa descripción y, como tales, los programas Head Start deben poder acceder a los sistemas estatales para las verificaciones de los antecedentes a partir de la fecha correspondiente. Es posible que deba volver a la Oficina de Investigaciones de su estado (en inglés) para explicar que, como programa con licencia, regulado o registrado en el estado, los empleados, contratistas y consultores de Head Start cumplen con la definición de personal bajo la autoridad federal del de CCDBG. En algunos estados, los programas han contratado a proveedores privados para realizar sus verificaciones de antecedentes. Los programas que continúan experimentando desafíos con los sistemas estatales que no reconocen los programas Head Start como elegibles para participar deben comunicarse con su Oficina Regional o comunicarse con su Agencia Principal del CCDF (en inglés y español) para ayudar a coordinar el proceso de verificación de antecedentes.

P: Mi programa está exento de licencia (o no registrado, no regulado) en mi estado. ¿Cómo realizo estas verificaciones de antecedentes si tengo dificultades para acceder a los sistemas de verificación de antecedentes del estado?

A. Los programas pueden utilizar la Ley Nacional de Protección de la Infancia de 1993 (Pub. Ley 103-209) como estatuto de autorización para permitirles acceder al sistema de verificación de antecedentes del estado. Según la Ley Nacional de Protección Infantil, los estados establecen procedimientos de verificación de antecedentes que requieren que las entidades calificadas designadas por el estado se comuniquen con una agencia autorizada del estado para solicitar una verificación de antecedentes nacional. Los programas también pueden ser elegibles para acceder al Programa de Servicios de Antecedentes Penales para Empleados Voluntarios (VECHS, sigla en inglés) del estado, si está disponible en su estado. Los programas deben comunicarse con la Oficina de Investigaciones de su estado para ver si el programa de VECHS está disponible en su estado. Los programas de VECHS permiten que organizaciones públicas o privadas, con fines de lucro, sin fines de lucro o voluntarias (no individuos) que brindan servicios de cuidado o colocación de cuidado a cualquier niño, persona mayor o persona con discapacidades obtengan acceso a una verificación de antecedentes penales basada en huellas dactilares para sus empleados y voluntarios. Tenga en cuenta que los programas de VECHS no están disponibles para las organizaciones que deben obtener verificaciones de antecedentes penales bajo otra autoridad legal como CCDBG, por lo que es probable que esta sea solo una opción para programas sin licencia, no registrados o no regulados. Los programas que continúan experimentando desafíos para acceder a sus sistemas estatales deben comunicarse con su Oficina Regional.

Temas comunes entre los requisitos de las HSPPS y el CCDF

P: ¿Cuáles son las diferencias entre las normas de verificación de antecedentes de Head Start y los requisitos de verificación de antecedentes del CCDF?

A. Las normas de Head Start requieren cuatro componentes de una verificación exhaustiva de antecedentes: dos antes de la contratación: 1) antecedentes penales con una verificación de huellas dactilares (esto puede ser un historial criminal estatal/tribal o de la FBI con verificación de huellas dactilares) y 2) una verificación del registro de delincuentes sexuales (cualquiera disponible); y dos dentro de los 90 días posteriores a la contratación: 3) una verificación del registro estatal de maltrato y abuso de menores (si está disponible) y 4) antecedentes penales con una verificación de huellas dactilares (cualquiera de las verificaciones estatales tribales o de la FBI que no se realizó antes del empleo).

La Disposición final del CCDF requiere verificaciones tanto de los antecedentes penales estatales con huellas dactilares como de los antecedentes penales de la FBI con huellas dactilares, así como: 1) una verificación basada en el nombre del NCCIC NSOR y 2) verificaciones interestatales de antecedentes penales, registro de delincuentes sexuales y CAN en cada estado donde el individuo ha residido dentro de los cinco años. Todos los componentes de las verificaciones de CCDF deben completarse dentro de los 45 días posteriores a la contratación. La Disposición final del CCDF se aplica a todas las personas empleadas por: 1) todos los proveedores con licencia, regulados o registrados bajo la ley estatal (incluidos los programas Head Start con licencia/regulados/registrados); y 2) todos los proveedores elegibles para prestar servicios financiados por CCDF, incluidos los programas Head Start exentos de licencia que reciben fondos de subsidios de CCDF para servicios directos.

P. ¿Los programas Head Start que están autorizados, regulados o registrados por el estado deben cumplir con los requisitos de la Disposición final de las HSPPS y CCDF ?

A. Sí. Si un estado requiere que un programa Head Start tenga licencia, esté regulado o registrado, el programa debe cumplir con los requisitos de verificación de antecedentes de CCDF y las HSPPS. Esto significa que los programas Head Start autorizados, regulados o registrados deben realizar tanto la verificación del NCCIC NSOR como la verificación del registro estatal de delincuentes sexuales (si está disponible) y las verificaciones interestatales para cumplir con ambos conjuntos de requisitos. El programa debe completar la verificación de antecedentes penales estatales/tribales o de la FBI con huellas dactilares antes de la contratación para cumplir con las HSPPS, y luego las verificaciones de antecedentes penales estatales/tribales y las verificaciones de antecedentes penales de la FBI con huellas dactilares deben completarse durante el período de contratación provisional de 45 días (en lugar de los 90 días permitidos bajo las HSPPS) para cumplir con la Disposición final de CCDF. Mientras esperan su verificación completa de antecedentes, el personal puede trabajar con niños de Head Start siempre y cuando hayan recibido resultados satisfactorios de la verificación de antecedentes penales estatales/tribales o de la FBI con huellas dactilares y sean supervisados por alguien que haya completado una verificación de antecedentes en los cinco años anteriores.

Nota: La OCC ha emitido una guía de políticas (en inglés) y una guía de asistencia técnica (en inglés) que indica que una verificación de huellas dactilares de la FBI también satisface el requisito de realizar una verificación interestatal del repositorio de antecedentes penales de otro estado si el estado que responde (donde el miembro del personal de cuidado infantil ha residido en los últimos cinco años) participa en el programa del Archivo nacional de Huellas dactilares (NFF, sigla en inglés) mantenido por el FBI. Por lo tanto, los estados no están obligados a realizar verificaciones de antecedentes penales interestatales separadas de otros estados que participan en el programa del NFF.

P: ¿Los programas Head Start que están exentos de licencias estatales deben cumplir con los requisitos de la Disposición final de las HSPPS y el CCDF?

A. Los requisitos de verificación de antecedentes de la Ley CCDBG y la Disposición final del CCDF se aplican a todos los programas/proveedores de cuidado infantil autorizados, regulados o registrados, independientemente de si reciben fondos del CCDF, y a todos los programas/proveedores exentos de licencia que reciben fondos de subsidio del CCDF. Si un programa Head Start exento de licencia está recibiendo fondos del CCDF para proporcionar servicios directos a los niños del CCDF, el programa está sujeto a los requisitos de verificación de antecedentes de la Disposición final del CCDF. Los requisitos de verificación de antecedentes del CCDF no se aplican a los programas Head Start exentos de licencia que reciben fondos del CCDF con el único propósito de llevar a cabo actividades de reserva de calidad.

P: Mi estado no llevará a cabo solo un componente de la verificación integral de antecedentes a la vez, sino que "agrupa" las verificaciones de antecedentes penales estatales y de la FBI y la verificación del CCCIC NSOR y ejecuta esas verificaciones simultáneamente, por lo que no puedo obtener resultados solo de la verificación de antecedentes penales estatales con huellas dactilares. ¿Significa esto que no puedo contratar a un empleado hasta que haya recibido todo el conjunto de resultados?

A. Sí. Según las referencias de las normas de Head Start, no puede contratar a un empleado, consultor o contratista hasta que haya recibido los resultados de la verificación de antecedentes penales del estado o de la FBI con huellas dactilares. Nota: la verificación del NCCIC NSOR no es necesaria para los programas Head Start, pero sí para los programas con licencia estatal, regulados o registrados, que pueden incluir programas Head Start.

Otros asuntos/preguntas

P: ¿A quién debo comunicarme si todavía tengo preguntas o tengo problemas para completar verificaciones exhaustivas de antecedentes en mi estado?

A. Puede comunicarse con cualquiera de los siguientes para obtener ayuda: personal regional, Oficina de Colaboración Estatal de Head Start, Agencia Principal del CCDF (en inglés y español) o la Oficina de Investigación estatal (en inglés).

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Última actualización: September 29, 2023