Hoja de consejos para la asignación de costos

La asignación de costos es el proceso de asignar los costos compartidos de un recurso, bien o servicio a los programas que se benefician de ese recurso, bien o servicio. Esta hoja de consejos determina los conceptos clave y el vocabulario que enmarcan las discusiones sobre la asignación de costos y sugiere formas prácticas de asignar el costo compartido de un recurso, bien o servicio (PDF en inglés).

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Asignación de costos: Conceptos clave y vocabulario

La asignación de costos es el proceso de asignar los costos compartidos de un recurso, bien o servicio a los programas que se benefician de ese recurso, bien o servicio. Los programas Head Start, a través de la guía uniforme (45 CFR §75.400(d) (en inglés)), requieren que para todos los fondos utilizados para apoyar los servicios del programa se pueda determinar la fuente de financiamiento.

Los Requisitos de uniformidad administrativa, principios de costos y requisitos de las auditorías (Guía uniforme) de 45 CFR Parte 75.415 Certificaciones requeridas (en inglés) describen el proceso por el cual los concesionarios deben formular y certificar un plan de asignación de costos. El plan de asignación de costos es el método utilizado para dividir de manera justa y equitativa los costos compartidos de una organización en cada uno de sus programas. Es esencialmente un presupuesto o una predicción de cómo se espera que los costos y servicios compartidos beneficien a más de un programa en una agencia. Como con cualquier presupuesto, este debe planificarse cuidadosamente. Los planes de asignación de costos rara vez son perfectos, pero deben reflejar (lo más correctamente posible) cómo se les cobrarán los costos y servicios compartidos a las diferentes fuentes de financiamiento.

Se espera que el plan de asignación de costos sea un cálculo razonable de cómo una organización usará y cobrará los costos y servicios compartidos. El plan de asignación de costos por escrito es una guía clara de las mejores prácticas para una gestión fiscal eficaz. Al igual que con cualquier plan, los planes de asignación de costos a menudo cambian. No basta con formular un plan a principios de año y olvidarse de él. A lo largo del año, las organizaciones deben evaluar si el plan ha cambiado y si los costos deben dividirse de manera diferente en función de cualquier cambio significativo.

Los programas Head Start utilizan múltiples términos para describir las fuentes de financiamiento que utilizan y combinan para alcanzar las metas del programa y apoyar los servicios comunitarios. Aunque el financiamiento combinado y el entrelazado son de naturaleza similar, estos tres términos todavía se utilizan:

Combinado: Combinar se refiere a mezclar fondos de dos o más fuentes de financiamiento para financiar una parte específica de un programa o iniciativa. Recuerde que la Guía uniforme (45 CFR §75.400(d)) (en inglés) requiere que los concesionarios puedan determinar la fuente de financiamiento de todos los fondos utilizados para apoyar los servicios.

Entrelazado: Cuando los fondos se entrelazan, se utilizan dos o más fuentes de financiamiento para respaldar el costo total de un servicio mientras se mantienen sus identidades separadas. Los ingresos se dividen y los gastos se rastrean por diferentes categorías de fuentes de financiamiento. En el entrelazado, los métodos de asignación de costos son necesarios para garantizar que no haya una financiación duplicada de los costos del servicio y que a cada fuente de financiamiento se le cobre su parte justa entre los asociados.

Estratificado: Este modelo introduce el concepto de "el suplemento no suplanta". El concepto de estratificación de fondos se utiliza para garantizar que los fondos de las Asociaciones entre Early Head Start y Cuidado Infantil mejorarán la calidad del servicio sin duplicación o reemplazo del financiamiento de cuidado infantil existente. El financiamiento de diferentes fuentes —el programa Early Head Start, el Fondo para el Cuidado y Desarrollo del Niño y otros financiadores de cuidado temprano)— están "estratificados" para financiar servicios integrales que satisfagan las necesidades de los padres de día completo y de año completo. Dependiendo del gasto y la elegibilidad del niño que recibe los servicios, puede ser necesaria una asignación de costos.

EJEMPLO 1:

El centro de desarrollo infantil ABC recibe financiamiento del programa Early Head Start, cuidado infantil financiado por el estado y financiamiento de fundaciones. ABC decide utilizar parte del financiamiento de estas corrientes separadas para implementar una estrategia con el fin de mejorar los resultados de salud para los niños. El costo total de esta estrategia de mejores resultados de salud es de $250,000. ABC sería responsable de coordinar y llevar a cabo la estrategia y mantener la conexión de cada flujo de financiamiento con su fuente original. ABC también mantendría cualquier restricción sobre los fondos asignados. Los gastos, los datos de gestión, las medidas de desempeño y los requisitos demográficos y otros requisitos de presentación de informes se rastrearían y atribuirían a las corrientes de financiamiento originales sobre la base de los fondos asignados y los beneficios derivados de la estrategia de mejores resultados de salud.

EJEMPLO 2:

El centro de desarrollo infantil ABC recibe dos corrientes de financiamiento separadas para proporcionar un programa de cuidado infantil para 40 niños y un programa Head Start que sirve a 60 niños. El centro de desarrollo infantil de la agencia ha decidido construir un área de juegos al aire libre que será utilizada por igual por los niños de cada programa. El costo para instalar el nuevo patio de juego es de $200,000. Cada programa ha acordado pagar su parte justa de los costos para la compra e instalación del patio de juego. En este ejemplo, el programa de cuidado infantil ABC sería responsable de $80,000 en costos — $200,000 x 40 % (número de niños) y el programa Head Start ABC sería responsable de $120,000 en costos — $200,000 x 60 % (número de niños).

Consideraciones sobre la asignación de costos

• Consulte con su auditor para determinar los costos que benefician a un solo programa. No hay necesidad de asignar estos costos.
• Determine los costos compartidos entre Head Start y otros programas. Estos deben asignarse de acuerdo con las políticas y procedimientos aprobados.
• Asegúrese de que la asignación de tiempo del personal coincida con las hojas del tiempo trabajado, la nómina y los informes del tiempo y el esfuerzo.
• El plan de asignación debe asignar los costos con la mayor precisión posible y con el método más razonable para garantizar que a los flujos de financiamiento se les cobre su parte justa en función del beneficio recibido.
• Monitoree los planes de asignación de costos regularmente para confirmar la asignación adecuada a los recursos de financiamiento. Este proceso podría realizarse a través de un sistema de contabilidad automatizado.

Para obtener más información, consulte Descripción de la asignación de costos publicada en el ECLKC.

Última actualización: September 1, 2023