Mantenimiento de registros y presentación de informes en Recursos Humanos

Como profesional de recursos humanos en un programa Head Start, deberá cumplir con los requisitos de la subvención en cuanto al mantenimiento de registros y la presentación de informes. Lea la información a continuación y descargue el PDF rellenable para obtener tablas útiles que le permitan mantenerse organizado y cumplir con los reglamentos necesarios. La Tabla 1 incluye una lista de los reglamentos de mantenimiento de registros, los enlaces correspondientes, las consideraciones y una sección de verificación para indicar si se ha cumplido con el requisito correspondiente. También incluye una sección rellenable para hacer un seguimiento, y los siguientes pasos a tomar. La Tabla 2 proporciona una lista de recursos y capacitaciones para llevar a cabo una mayor exploración (PDF en inglés).

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Las organizaciones tales como la Oficina de Head Start reúnen y almacenan grandes cantidades de información en forma periódica. Aquí podrá encontrar reglamentos y recursos para desarrollar los sistemas sólidos de mantenimiento de registros que son necesarios para administrar esta información. A su vez, obtenga ayuda para aprender a administrar datos tanto para el mantenimiento de registros como para la generación de informes. Si bien estos dos conceptos están vinculados, es importante comprender las diferencias clave entre ambos:

• El mantenimiento de registros implica registrar actividades, transacciones y eventos en un sistema de gestión de la información.
• La presentación de informes implica organizar los registros en resúmenes por tema. Estos resúmenes ayudan a hacer un seguimiento de los programas y determinar si se están logrando las metas.

Los Generally Accepted Recordkeeping Principles® (Principios de mantenimiento de registros generalmente aceptados) (en inglés) son una fuente recomendada. Estos principios fueron creados por la Asociación de Gestores y Administradores de Registros, una organización global con membrecía para la administración de la información. Proporcionan un marco para la gestión de registros y garantizan la excelencia en los sistemas de mantenimiento de registros. Muchas industrias han adoptado estos estándares. Es crucial que los programas Head Start entiendan y se adhieran a estos principios para la administración de sus registros. Los principios de mantenimiento de registros generalmente aceptados son los siguientes:

• Responsabilidad: Un miembro del personal superior debe supervisar las actividades y procesos de mantenimiento de registros.
• Integridad: La información que se recopila debe ser auténtica y confiable.
• Protección: Los registros confidenciales o privados deben estar protegidos.
• Cumplimiento: Los sistemas de mantenimiento de registros deben cumplir con las leyes y regulaciones aplicables. También deben seguir las propias políticas de la organización.
• Disponibilidad: Los registros deben ser fácilmente recuperables.
• Retención: Las organizaciones deben mantener registros durante un tiempo adecuado definido según los requisitos legales, reglamentarios, fiscales y operativos.
• Disposición: Las organizaciones deben deshacerse de forma segura de los registros y la información que ya no están obligadas a mantener.

Las prácticas transparentes de mantenimiento de registros son esenciales en los programas Head Start. Es imperativo documentar todas las actividades y procesos relacionados con el mantenimiento de registros. Dicha documentación debe realizarse de manera abierta y verificable. Esta transparencia garantiza que tanto las partes interesadas internas como las externas tengan una comprensión clara de cómo funciona el sistema de mantenimiento de registros.

La generación de registros del programa precisos y completos es crucial para evaluar la eficacia de este y apoyar la comunicación con las partes interesadas. Estos informes también cumplen con los requisitos locales, estatales y federales. Sirven como base para mejorar el desempeño general de un programa y son los pilares de su mejora continua.

Los 12 sistemas de gestión de Head Start incluyen el mantenimiento de registros y la presentación de informes, lo que desempeña un papel importante en cuanto a:

• Desarrollar y mantener la memoria institucional de un programa.
• Supervisar y distribuir informes estratégicos y actividades de mantenimiento de registros.
• El personal, el liderazgo y los socios externos.

Un sistema sólido de mantenimiento de registros y presentación de informes es fundamental para los programas Head Start y respalda varios objetivos importantes:

• Documentación de trabajos realizados: Un buen sistema de mantenimiento de registros y presentación de informes establece una sólida línea de registro de la información. Informa a las partes interesadas internas y externas sobre los servicios que ofrece un programa. La documentación implica el seguimiento de un empleado desde su ingreso hasta su salida del programa. Los registros indican el desarrollo profesional y la capacitación que reciben los empleados. El sistema toma nota de su progreso durante el tiempo que lleva en el programa Head Start.
• Planificación del programa: Los datos valiosos que los programas pueden utilizar son el resultado de un buen sistema de mantenimiento de registros y presentación de informes. Los programas pueden determinar si es necesario expandirse, contratar personal, ofrecer diferentes opciones de programas o reubicar servicios. Los datos generados por el sistema guían todas las decisiones del programa, incluida la contratación, el traslado de personal y el desarrollo de la capacitación.
• Operaciones del programa: El sistema de mantenimiento de registros y presentación de informes recopila información de rutina que evidencia las operaciones diarias. Si una credencial CDA de un miembro del personal tiene fecha de vencimiento, un sistema de gestión podría generar recordatorios. Si una verificación de antecedentes está pendiente de renovación, el sistema puede destacar las fechas de vencimiento. Este flujo constante de información ayuda a los programas a monitorear y mejorar los servicios en tiempo real.
• Evaluación del programa: La recopilación y el análisis de la información de resultados es otra parte clave del sistema de mantenimiento de registros y presentación de informes. Es importante porque permite a los programas evaluar si están cumpliendo con sus objetivos.
• Seguimiento y autoevaluación continuos: Los procesos eficaces de mantenimiento de registros y presentación de informes recopilan y analizan datos para realizar una supervisión continua. Un proceso de supervisión continua permite que los programas se autoevalúen para que puedan realizar las mejoras necesarias en cuanto a recursos humanos.
• Mejora continua: La supervisión continua y la autoevaluación son sistemas de gestión con procesos basados en datos. Permiten que los programas identifiquen lo que funciona bien y lo que necesita corrección o mejora. El mantenimiento de registros y de presentación de informes en forma eficaz son esenciales para la mejora continua.
• Comunicación: Los programas utilizan varios métodos para comunicarse con las partes interesadas. Estos métodos incluyen medios formales e informales, así como informes obligatorios. El sistema de mantenimiento de registros y presentación de informes proporciona la información fundamental para estas comunicaciones.
• Transferencia de conocimiento: Un sólido sistema de mantenimiento de registros y presentación de informes educa al personal, al cuerpo directivo o al Consejo Tribal, al Consejo de Políticas, a los voluntarios, a los socios comunitarios y a las familias sobre un programa.
• Memoria institucional: Los registros y los informes construyen la historia institucional para tenerla en cuenta durante las transiciones.
• Cuestiones legales: En caso de disputas legales, los registros precisos y los informes exhaustivos pueden demostrar que los programas han seguido los procedimientos adecuados.
• Gestión de riesgos: La gestión del riesgo es crucial para cualquier programa u organización. Al mantener registros y crear un sistema de informes, los programas pueden identificar, evaluar y minimizar eficazmente el impacto de los riesgos financieros y de otro tipo.
• Continuidad del liderazgo: Contar con un sistema confiable de mantenimiento de registros y presentación de informes ayuda a mantener la estabilidad del programa. Apoya una transición fluida entre los líderes.

Los archivos de los empleados suelen dividirse en tres categorías: personal, fiscal y registros médicos. Los requisitos pueden variar según las pautas locales, estatales y federales. Los beneficiarios de las subvenciones deben seguir políticas o regulaciones más estrictas cuando existan, incluidas las suyas propias. Esta lista no es exhaustiva, pero incluye los principales tipos de archivos de empleados:

• Los archivos del personal generalmente consisten en solicitudes previas al empleo, ofertas de trabajo, materiales de reclutamiento, anotaciones sobre las entrevistas, verificaciones de antecedentes, verificaciones de registros estatales de abuso y negligencia infantil, verificaciones de referencias, autorizaciones, reconocimientos de código de conducta, planes de desarrollo profesional individualizados y capacitación, certificaciones de trabajo, certificados escolares. También incluye registros de modificaciones salariales, puestos de empleados, licencias, transferencias, ascensos, descensos, evaluaciones de desempeño y acciones disciplinarias.
• Los registros de nómina y de impuestos suelen contener información de los empleados, tal como el nombre, el salario, el número de seguro social, las horas trabajadas y los formularios de impuestos.
• Los registros médicos podrían incluir registros de vacunación, declaraciones de salud e información del plan de beneficios.

Para cumplir con los requisitos de la subvención, los profesionales de recursos humanos deben establecer políticas claras de retención de registros. Deben capacitar al personal sobre la gestión y organización adecuadas de los sistemas de mantenimiento de registros. Deben implementar sistemas de control adecuados, y monitorearlos con frecuencia.

Última actualización: September 16, 2024