Imagine que es su primer día en un nuevo trabajo. Llega a una oficina donde nadie parece estar esperándole. Luego de localizar su estación de trabajo, se da cuenta de que nadie le ha mostrado cómo iniciar sesión en la computadora o incluso dónde se encuentra el baño. No tiene una idea clara de lo que se espera que haga el primer día de su empleo. Su supervisor no está en ningún lado y está empezando a cuestionar su decisión de aceptar este puesto.

Una organización nunca tiene una segunda oportunidad para causar una primera impresión con sus nuevos empleados. El proceso de incorporación puede realzar o empañar la experiencia de un nuevo empleado, y debe estar diseñado de forma tal que lo prepare para el éxito. Si bien todas las organizaciones cuentan con procesos de incorporación, la calidad de este proceso puede marcar la diferencia cuando se trata de retener a los empleados. Invertir en un proceso de incorporación de alta calidad garantiza que una organización esté preparada y comprometida en hacer que sus nuevos empleados logren el éxito en sus nuevos roles.

El proceso de incorporación debe centrarse en integrar a los nuevos empleados en la organización mientras se les enseña sobre la estructura, la cultura, la visión, la misión y los valores de la organización. Un proceso de incorporación efectivo prepara a los nuevos empleados para el éxito y los apoya durante los primeros meses de empleo. Este artículo explora las prácticas efectivas que los directores y supervisores del programa pueden utilizar para garantizar el éxito y la retención de los nuevos empleados.

Un proceso de incorporación efectivo garantiza que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, cómodos y apoyados. Esto aumenta su capacidad de ser productivos, estar comprometidos con la organización y ser exitosos al inicio de su carrera. Cuando el éxito de los empleados conduce a su satisfacción y retención, la organización puede continuar cumpliendo su misión.

Posicionar a los nuevos empleados para que alcancen el éxito requiere preparación y apoyo continuo durante varios meses iniciales y siguientes. La incorporación va más allá del papeleo de orientación; funciona como un proceso integral para lograr el compromiso del empleado.

Antes del primer día

Objetivo: Crear un ambiente de trabajo acogedor con colegas informados y un espacio de trabajo totalmente equipado.

El primer paso es prepararse para la fecha de inicio de un nuevo empleado. Asegúrese de que usted y su equipo estén listos y que el nuevo empleado tenga información clara sobre cosas tales como:

• horario de llegada,
• lugar de encuentro,
• vestimenta,
• documentos que deba traer,
• una breve descripción de qué esperar el primer día.

Luego, cree una agenda para la primera semana del empleado en el trabajo. Programe tiempo para que el nuevo empleado se reúna con miembros del personal clave. Comparta la descripción del trabajo del nuevo empleado con los miembros del personal. El personal debe compartir su propia descripción del trabajo, describir cómo sus roles interactúan con los del nuevo empleado y cómo podrían trabajar juntos en el futuro.

Este también es un buen momento para asignar un colaborador, un compañero de trabajo (que no sea el gerente) que brinde asesoramiento y orientación sobre los diferentes aspectos del trabajo en la organización. Esta persona debe estar comprometida con este aspecto del proceso de incorporación y comprender totalmente la cultura y el entorno de la organización.

Luego, cree una estación de trabajo cómoda para el nuevo empleado. La estación de trabajo del nuevo empleado debe contar con todas las herramientas necesarias para comenzar a funcionar, como un bloc de notas, bolígrafos, computadora, teléfono, llaves y tarjetas de visita, si corresponde. Esto incluye la configuración de cuentas de correo de voz y correo electrónico. Asegúrese de que el nuevo empleado tenga acceso al manual del personal, al organigrama, a la lista de personal y al directorio telefónico.

Por último, asegúrese de que todos los formularios administrativos, tales como los formularios relativos al empleo, al depósito directo del salario y a los beneficios, estén listos para completarse el primer día durante la orientación.

Para impresionar de verdad a alguien en su primer día, entréguele algún artículo del que pueda disponer y que tenga la marca de la organización estampada, tal como una mochila con logotipo, un sombrero, una camiseta o taza.

El primer día

Objetivo: Que el nuevo empleado se sienta bienvenido, esté preparado para comenzar a trabajar y comience a comprender el puesto y las expectativas de desempeño.

Organice que un miembro del personal, tal como el colaborador asignado, reciba al nuevo empleado y le brinde un recorrido por la oficina. Durante el recorrido por la oficina, presente al nuevo empleado a todos los miembros del personal y señale las áreas a las que podría necesitar acceso, incluida la fotocopiadora, la sala de correo, los buzones de los empleados, el comedor y los baños.

Los nuevos empleados absorben mucha información en un corto período de tiempo, por lo que es probable que tengan preguntas sobre estas cosas más adelante. Equilibre el horario del primer día entre la orientación y las reuniones formales y menos formales. Si fuera posible, organice que un grupo de miembros del personal inviten a almorzar al nuevo empleado en su primer día.

Programe una reunión con el supervisor del empleado durante la primera tarde. Durante esta reunión, el supervisor debe aclarar el horario de la primera semana y confirmar la capacitación requerida y recomendada. Además, el supervisor debe proporcionar una visión general del puesto y cómo este se conecta con el propósito, la estructura y los objetivos de la organización. A su vez, deberá explicar las políticas y procedimientos clave del personal (p. ej., horario de trabajo, vacaciones y licencia por enfermedad, días festivos).

Durante la primera semana

Objetivo: Que el nuevo empleado desarrolle un conocimiento de los procesos internos y las expectativas de desempeño, y comience a sentirse cómodo en el nuevo entorno de trabajo.

Luego de aprender una gran cantidad de información el primer día, el nuevo empleado cambia su enfoque durante la primera semana a las interacciones con otros miembros del personal, principalmente con su supervisor o con sus reportes directos.

Durante la primera semana, el supervisor y el nuevo empleado deben reunirse para conversar sobre los estilos deseados de gestión y comunicación. También deben hablar sobre los procesos de gestión típicos, tales como la forma en que se toman las decisiones. Este también es el momento de ponerse de acuerdo sobre las expectativas y de crear un cronograma con fechas de entrega laborales.

Si el nuevo empleado tiene un rol de supervisión, asegúrese de que se reúna con todo reporte directo, en forma individual y en grupo, dentro de la primera semana de trabajo. Estas reuniones ayudan a que el equipo se sienta más conectado, proporcionan contexto y orientación al departamento o equipo, y permiten que el nuevo empleado tenga una idea del estilo de trabajo de cada miembro del equipo.

También es importante que el nuevo empleado interactúe con otros miembros del personal que podrían no estar dentro de su equipo inmediato. Programe al menos una reunión al día con los miembros del personal que no forman parte del equipo o departamento del empleado. Estas reuniones le brindan al nuevo empleado una manera de aprender sobre toda la organización desde varias perspectivas diferentes, y de crear nuevas relaciones con miembros clave del personal.

Si es apropiado de acuerdo con su rol, asegúrese de que el nuevo empleado se reúna con socios, fundadores, miembros del directorio u otros participantes dentro del primer mes de trabajo, preferentemente en persona.

Tres meses y más

Objetivo: Que el empleado sea consciente de cómo su desempeño se compara con las expectativas, y que continúe desarrollándose, aprendiendo sobre la organización y construyendo relaciones.

A lo largo de los primeros tres meses, busque oportunidades para integrar a los nuevos empleados en los grupos de trabajo y en la organización en general.

Luego de 90 días, el supervisor del nuevo empleado debe proporcionar comentarios formales sobre su desempeño y solicitar comentarios del empleado. Dependiendo de la cultura y las políticas de la organización, esta reunión podría requerir la participación de un representante del departamento de recursos humanos. Durante esta reunión, aborde cualquier inquietud existente y tome nota de los logros alcanzados para infundir confianza en todos los aspectos en que el nuevo empleado se encuentra posicionado para lograr el éxito en su función.

Al final del primer año, el nuevo empleado debe estar completamente comprometido con su nuevo rol y aclimatado al entorno, tanto funcional como socialmente. Debe poder aplicar habilidades y conocimientos, tomar decisiones acertadas y contribuir a los objetivos del equipo. A su vez, debe poder desarrollar relaciones laborales efectivas y tener una sólida comprensión de la misión y la cultura de la organización.

Por último, recuerde crear oportunidades para recibir comentarios y sugerencias durante el proceso de incorporación. Anime a los nuevos empleados a anotar cualquier idea que tengan para mejorar las operaciones, la estrategia o la cultura de la organización. Es posible que el nuevo empleado no se sienta cómodo compartiendo estas sugerencias de inmediato, pero es importante que la organización esté abierta a los comentarios de alguien con una nueva mirada. Permita que el proceso de incorporación de empleados sea un proceso dinámico, que evolucione con el crecimiento de su organización.

Cumplir con estos pasos requiere una inversión de tiempo y recursos, pero dicha inversión pagará enormes dividendos a su organización en los próximos años.

Última actualización: August 9, 2023