Este recurso sirve de complemento al ACF-IM-HS-22-09 y describe preguntas y datos cruciales que se deben tener en cuenta como parte de la planificación y el desarrollo tanto para las solicitudes de reducción como de conversión de matrículas.

Reducción de matrículas
Secc. 640(g)(3) / ACF-IM-HS-22-09
Reducir los cupos de matrículas subvencionadas sin una reducción en el financiamiento de las operaciones del programa.

Conversión
Secc. 645(a)(5) / 45 CFR §1302.20(c) / ACF-IM-HS-22-09
Cupos existentes de Head Start convertidos en cupos de Early Head Start, lo que incluye una reducción en la matrícula para los cupos de Head Start y un aumento en el número de cupos de Early Head Start.

Todas las solicitudes de cambio en el alcance deben enviarse, como mínimo, 90 días antes de la implementación planificada. Estas solicitudes deben presentarse a través del Head Start Enterprise System (HSES, sigla en inglés) como un cambio en el alcance, ya sea como parte de una solicitud inicial o de continuación, o como una Enmienda: cambio en el alcance. Los siguientes documentos deben enviarse junto con la solicitud:

• SF-424,
• SF-424A,
• aprobaciones de la junta de gobierno y del Consejo de políticas,
• descripción del programa,
• descripción del presupuesto,
• calendario del programa propuesto,
• documentos complementarios.

En los casos en que se solicita tanto una reducción de la matrícula como una conversión, primero se debe determinar la reducción de la matrícula. Luego, se utilizan los datos de la reducción (p. ej., costo por niño, presupuesto, cupos financiados, etc.) para determinar la conversión.

Al considerar un cambio en el alcance para reducir la matrícula o para convertir cupos de Head Start a Early Head Start, se deben tener en cuenta varios factores. Este recurso describe preguntas y datos cruciales que se deben tener en cuenta como parte de la planificación y el desarrollo tanto para las solicitudes de reducción como de conversión de matrículas, así como las consideraciones específicas de cada una. Considere que es posible que tenga que tener varias conversaciones con el especialista de su programa durante la planificación, solicitud e implementación de la reducción o la conversión de matrículas.

Reducciones o conversiones de matrículas

Por favor, enfóquese en cada una de las secciones a continuación en su solicitud de cambio en el alcance.

Explicación

Preguntas que debe responder:

• ¿Cuál es la justificación principal para la reducción o conversión de la matrícula?
• ¿Cuáles son los niveles actuales de matrícula en los programas Head Start y Early Head Start?
• ¿Actualmente el programa tiene una matrícula insuficiente o está participando en la Iniciativa para una matrícula completa (FEI, sigla en inglés)?
  • Para los programas en la FEI, si se señala una reducción o conversión de matrícula como parte del plan de acción correctiva del programa, explique por qué considera que los cambios propuestos serán sostenibles.
• ¿Cuántos cupos de Head Start y Early Head Start se propone reducir o convertir?
• ¿Cuál es el resultado o la meta que espera alcanzar el programa?
• ¿Las cantidades propuestas de cupos y financiamiento son adecuadas para el fin previsto?
• ¿El cambio en el alcance propuesto es sostenible?

Datos que hay que considerar para las solicitudes de cambio en el alcance

Los programas deben revisar los siguientes datos para justificar su solicitud:

• Resultados de la evaluación de la comunidad: se debe realizar una evaluación de la comunidad al menos una vez durante el período de cinco años del proyecto. Esta describe las fortalezas, necesidades y recursos de la comunidad y garantiza que el programa siga siendo receptivo a las necesidades de los niños y las familias a las que brinda servicios. Cada año debe llevarse a cabo una revisión y actualización de la evaluación de la comunidad para reflejar cualquier cambio significativo. (45 CFR §1302.11(b)(1-2))
  • Entre estos datos clave están:
    • Necesidades de las familias matriculadas actualmente.
    • Otros factores de riesgo en la comunidad.
    • Población de niños de 0 a 3 y 3 a 5 en comparación con los niños elegibles para Head Start de 0 a 3 y 3 a 5.
    • Disponibilidad de cupos en los programas comunitarios para la primera infancia (p. ej., programas Head Start y Early Head Start, cuidado infantil, escuelas locales, etc.)
• Resultados de la autoevaluación: el destinatario debe consultar su autoevaluación anual más reciente para asegurarse de que sus sistemas internos respalden su solicitud propuesta. (45 CFR §1302.102(b)(2))
• Datos de la lista de espera.
• Estudio de comparabilidad de salarios (en los últimos tres años).
  • Alineación de las cualificaciones del personal con otros sectores comparables, incluidas las escuelas primarias.
  • Compresión salarial.
• Aportes del Consejo de políticas y la junta directiva.

Consideraciones de equidad

Los programas deben considerar los siguientes grupos raciales/étnicos y poblaciones históricamente marginadas cuando respondan las siguientes preguntas:

• personas de raza negra, latinos, indígenas e indios estadounidenses, asiaticoamericanos e isleños del Pacífico, y otras personas que no son de raza blanca;
• niños que enfrentan carencia de hogar;
• niños en cuidado adoptivo temporal o bajo el cuidado de parientes;
• niños con discapacidades;
• niños que aprenden en dos idiomas.

Preguntas que se deben considerar:

• ¿Todos los grupos raciales/étnicos y las poblaciones históricamente marginadas que se verán afectadas por esta reducción o conversión de la matrícula están incluidos en el proceso de toma de decisiones?
• ¿Cómo esta reducción o conversión de matrículas...
  • ... afectará a cada grupo y población?
  • ... será percibido por cada grupo y población?
• ¿La reducción o conversión de la matrícula ignorará, exacerbará o hará que empeoren las disparidades existentes? ¿Cómo?
• ¿Qué se está haciendo para garantizar que los resultados de esta reducción o conversión de matrículas no resulten en una pérdida desproporcionada de cupos para ciertos grupos y poblaciones?

Estructura administrativa y de supervisión

¿Cómo afectará la reducción o conversión de matrículas propuestas al personal que no pertenece al programa? Apóyese en las siguientes preguntas para la planificación y formulación de la solicitud:

• ¿Los porcentajes de los salarios del personal que no pertenece al programa cobrados a las subvenciones de Head Start y Early Head Start siguen siendo razonables dados los ajustes propuestos al programa?
• ¿Hay algún costo administrativo que se pueda reducir?
• ¿Se han considerado o realizado cambios en la estructura organizativa como resultado de la reducción o conversión de la matrícula, y estos son razonables y necesarios?

¿Cómo afectará al personal de supervisión la reducción o conversión de matrículas propuesta? Apóyese en las siguientes preguntas para la planificación y formulación de la solicitud:

• ¿Son razonables y necesarios los puestos de supervisión en función de la reducción o conversión de matrículas propuesta?
• ¿Cuál es la justificación para mantener o eliminar puestos de supervisión?

Consideraciones presupuestarias

El presupuesto y la descripción del presupuesto deben explicar todos los cambios que se harán como resultado de la reducción o conversión de matrículas propuestas en Head Start o Early Head Start. Los ahorros en costos como consecuencia de ofrecer servicios a menos niños deben incluir una descripción por partida presupuestaria dentro de cada categoría. La reconversión de los fondos debe incluir una descripción por partida presupuestaria dentro de cada categoría para respaldar el motivo principal de la solicitud. Es esencial que el presupuesto se prepare en función de la necesidad, la sostenibilidad y la capacidad de proporcionar unos servicios de alta calidad.

Considere las siguientes preguntas y colabore con los funcionarios fiscales y los especialistas en administración de subvenciones federales durante el proceso de consideración del presupuesto para lograr el resultado previsto:

• ¿Es necesaria la cantidad total de financiamiento continuo?
• ¿Se ha tenido en cuenta el posible ahorro de costos y la reinversión en la planificación de todas las esferas del presupuesto?
  • personal y dotación de personal: ¿es necesario y adecuado el modelo actual de dotación de personal?;
  • beneficios adicionales;
  • equipo;
  • servicios contratados (p. ej., sistema de datos, nómina, salud y salud mental, etc.);
  • transporte;
  • instalaciones (p. ej., alquiler, servicios públicos, seguro);
  • mantenimiento;
  • suministros (p. ej., oficina, educación, servicio de alimentos, pañales, fórmula);
  • viajes locales y fuera de la ciudad;
  • costos indirectos;
  • gastos administrativos;
  • otros.
• ¿Existen oportunidades para reducir costos mediante la subcontratación de los servicios?
• ¿Se ha revisado y evaluado el plan de asignación de costos actual para determinar cómo las solicitudes de reducción o conversión de matrículas propuestas afectan al plan?
• Los fondos no comprometidos deben utilizarse dentro del período del proyecto con una planificación adecuada. Puede que sea necesaria una solicitud de revisión presupuestaria dependiendo del propósito para el cual se aprobaron originalmente los fondos. ¿Hay fondos de un año presupuestario anterior que no se hayan gastado y puedan transferirse y usarse para respaldar gastos a título excepcional asociados con la solicitud de reducción o conversión de matrículas?
• ¿Hay gastos a título excepcional relacionados con la solicitud?
  • En caso afirmativo, ¿cómo propone el destinatario pagar los gastos a título excepcional?
  • Si los fondos a título excepcional provienen de una fuente externa, ¿cuál es el plan alternativo si dichos fondos se retrasan o desaparecen?

Cuerpos directivos y Consejo de políticas

La junta directiva, el Consejo tribal y el Consejo de políticas deben participar en la discusión y aprobación de la reducción o conversión de matrículas. Se requiere el acta de la reunión, junto con una declaración firmada de los presidentes que refleje su participación y aprobación de la solicitud.

Reducciones de matrícula

Por favor, enfóquese en cada una de las secciones a continuación en su solicitud de cambio en el alcance y reducción de matrícula.

Planificación y dotación de personal

Preguntas que debe responder:

• ¿Cuál es el cronograma propuesto para la implementación?
  • Los plazos deben concebirse con la menor cantidad de interrupciones para los niños y las familias.
• ¿Los niños y familias actualmente matriculados serán desplazados?
  • Formule y describa el plan de transición.
  • ¿Cómo se apoyará a las familias en transición a opciones o centros de programas alternativos?
• ¿Qué impacto tendrá en el personal la reducción propuesta?
  • Describa los cambios en el plan de dotación de personal.
  • Revise el impacto en el organigrama y la estructura de gestión.
  • Considere las cualificaciones y certificaciones del personal que podrían exigirse.
  • Impactos en el plan de coaching.
  • Carga de casos del personal de servicio familiar.
• ¿Se han considerado actualizaciones a los criterios de selección que reflejen las necesidades de la comunidad?
• ¿Hay disponibilidad de espacio e instalaciones dentro de la comunidad?

Programación

Preguntas que debe responder:

• ¿Los modelos actuales de prestación de servicios satisfacen las necesidades de la comunidad? Si no es así, ¿qué modelos o cambios se están considerando?
  • Opciones del programa.
  • Ubicaciones de los centros.
  • Días y horarios de los servicios de Head Start y Early Head Start.
• ¿Los datos de la comunidad y del programa respaldan que se agreguen o eliminen opciones del programa?

Asegúrese de que el diseño del programa propuesto cumpla con los requisitos de duración de las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) (Estructura del programa, 45 CFR §1302 Subparte B):

• Como mínimo, la solicitud debe incluir un horario del programa propuesto.
• Es necesaria la comparación de los horarios del programa antes y después para evitar acortar el número de horas de actividades planificadas en el aula.
  • Si se acortan las horas de clase planificadas, se debe dar una justificación de por qué así se satisfacen mejor las necesidades de la comunidad y las familias matriculadas.
• Los destinatarios que recibieron financiamiento de duración con anterioridad deben asegurarse de que la reducción de matrícula propuesta no reduzca las horas de actividades planificadas en el aula ni elimine los cupos apoyados por el financiamiento de duración.

Conversiones

Por favor, enfóquese en cada una de las secciones a continuación en su solicitud de cambio en el alcance y conversión.

Planificación y dotación de personal

Preguntas que debe responder:

• ¿Cuál es el cronograma propuesto para la implementación?
  • El cronograma debe provocar la menor interrupción posible en los niños y las familias.
  • ¿Son razonables y realistas las fechas de presentación y aplicación?
  • ¿Cuenta con un plan alternativo si hay retrasos en la implementación de la propuesta (p. ej, renovaciones en interiores o exteriores, contratación de personal, suministros, etc.)?
• ¿Los niños y familias actualmente matriculados en Head Start serán desplazados?
  • Formule y describa el plan de transición.
  • ¿Cómo se apoyará a las familias en transición a opciones o centros de programas alternativos?
• ¿El programa piensa ofrecer servicios a mujeres embarazadas?
  • Después de la conversión propuesta, ¿habrá suficientes cupos de EHS para apoyar a los niños recién nacidos?
  • Después de la conversión propuesta, ¿habrá suficientes cupos de Head Start para apoyar a los niños que por la edad ya no pueden participar en EHS?
  • Si el programa no está ofreciendo servicios directamente a las personas embarazadas, considere qué recursos comunitarios hay para ofrecer servicios a esta población.
• Considere lo siguiente para las aulas de Head Start redesignadas como aulas de EHS:
  • Espacios interiores y exteriores, incluidas áreas de sombra al aire libre.
  • Suministros y materiales.
  • Modelos de dotación de personal y cualificaciones.
  • Requisitos estatales para otorgamiento de licencia y plazo para el reotorgamiento de licencias, si corresponde.
• ¿Qué impacto tendrá en el personal la conversión propuesta?
  • Plan de dotación de personal.
  • Cualificaciones: ¿los maestros de Head Start están capacitados para enseñar en las aulas de EHS?
  • Plan de coaching.
  • Plan de capacitación.
  • Revisión del organigrama y la estructura de gestión.
  • Carga de casos del personal de servicio familiar.

Programación

Preguntas que debe responder:

• ¿Los modelos actuales de prestación de servicios satisfacen las necesidades de la comunidad? Si no es así, ¿qué modelos son una necesidad, según los datos de la comunidad y del programa?
  • Opciones del programa.
  • Ubicaciones de los centros.
  • Fechas y horarios de los servicios de Head Start y Early Head Start.
• ¿Los datos de la comunidad y del programa respaldan que se agreguen o eliminen opciones del programa?
• Asegúrese de que el diseño del programa propuesto cumpla con los estándares de duración de las HSPPS (Estructura del programa, 45 CFR §1302 Subparte B):
  • Como mínimo, la solicitud debe incluir un horario del programa propuesto.
  • Es necesaria la comparación de los horarios del programa antes y después para evitar acortar el número de horas de actividades planificadas en el aula.
    • Si se acortan las horas de clase planificadas, se debe dar una justificación de por qué así se satisfacen mejor las necesidades de la comunidad y las familias matriculadas.
  • Los destinatarios que recibieron financiamiento de duración con anterioridad deben asegurarse de que la reducción de matrícula propuesta no reduzca las horas de actividades planificadas en el aula ni elimine los cupos apoyados por el financiamiento de duración.
• ¿Los currículos, la evaluación y las herramientas de pruebas de detección sistemática actuales cumplen con los requisitos de las HSPPS y apoyan las metas de preparación escolar?
• ¿Se están ofreciendo actualmente servicios de EHS? De no ser así, deberían considerarse y abordarse los siguientes temas:
  • Implementación del currículo basada en la investigación y apropiada para el nivel de desarrollo.
  • Herramientas de evaluación y plazos.
  • Herramientas de pruebas de detección sistemática de trastornos del desarrollo.
  • Metas de preparación escolar.
  • Apoyo para Capacitación y Asistencia Técnica.
  • Asociaciones comunitarias que ofrecen servicio a esta población especial (p. ej., médicos y odontólogos).
• ¿La solicitud incluye todos los elementos descritos en Determinación de la estructura del programa, 45 CFR §1302.20(c)(3)?

Última actualización: April 29, 2024