La matrícula coordinada para los programas de cuidado y educación en la primera infancia (ECE, sigla en inglés) permite que más familias de un área en particular se inscriban en el programa que mejor se adapte a sus necesidades. Múltiples proveedores de servicios de ECE, incluido Head Start, el preescolar estatal y los programas de cuidado infantil, podrían crear una solicitud conjunta y trabajar con las familias en la selección y la inscripción.
La matrícula coordinada puede reducir la carga para los padres; solo necesitan presentar una solicitud para que su hijo se inscriba en un programa de ECE. Esta también puede ayudar a las familias a aprender para qué servicios son elegibles y escoger entre las opciones dentro de sus comunidades. Además, el proceso de matrícula coordinada puede garantizar un uso más eficiente de los recursos federales, estatales y locales limitados. En la mayoría de las comunidades, ningún proveedor de la primera infancia (p. ej., escuela pública, programa Head Start o cuidado infantil) tiene suficientes cupos para proporcionarles a todos los niños una experiencia de ECE de alta calidad que los prepare para ingresar al kindergarten. La matrícula coordinada puede ayudar a crear un sistema unificado de educación en la primera infancia con el fin de maximizar el uso de los cupos de ECE disponibles en un área geográfica.
Si no es factible hacer una sola solicitud, los programas pueden discutir estrategias para ayudar a los padres en el proceso de matrícula para eliminar la duplicación de la matrícula y las citas, siempre que sea posible. Por ejemplo, todos los socios locales de la ECE podrían crear actividades similares de matrícula, prueba de detección de trastornos del desarrollo y de inscripción que sean bien recibidas y pensadas para la familia y satisfagan las necesidades de la comunidad. También podrían coordinar las campañas de información y la determinación de la elegibilidad y hacer corresponder a las familias elegibles con los servicios en función de sus necesidades y preferencias. Estos esfuerzos apoyan a las familias y aumentan el acceso a los programas de ECE, incluso en ausencia de un proceso de matrícula coordinada más sofisticado.
Lo siguiente es un ejemplo real de cómo se puede crear un sistema de matrícula coordinado y algunos de sus beneficios.
Matrícula coordinada en la práctica: Michigan Family Resources Head Start para el condado de Kent
Michigan Family Resources, fundada en 1991, es una agencia sin fines de lucro que proporciona servicios holísticos centrados en la familia a las familias que califican en el condado de Kent, Michigan. La agencia administra los servicios de Head Start basados en el centro para niños en edad preescolar y los servicios basados en el hogar de Early Head Start para mujeres embarazadas, bebés y niños pequeños.
Michigan Family Resources Head Start trabajó en conjunto con varias otras organizaciones que proporcionan servicios preescolares a las familias en Grand Rapids, Michigan, para crear un sistema de matrícula coordinado para su área de servicio geográfico. Este sistema de matrícula conjunta se centra en los niños de 4 años que van a comenzar en preescolar. El sistema incluye el programa Head Start, los distritos escolares, las organizaciones comunitarias que ofrecen prekínder financiado por el estado o localmente, y preescolares con fines de lucro que tienen algunos cupos de becas completas para niños elegibles.
El sistema de matrícula coordinada se creó en 2017, en gran parte debido a la expansión en las opciones de prekínder disponibles en Grand Rapids. Antes de crear el sistema, cada programa de ECE utilizaba sus propios materiales de reclutamiento y tenía procesos de matrícula separados. Las familias tenían que llenar múltiples solicitudes y coordinar con varios programas diferentes para inscribir a sus hijos en un cupo de preescolar. Los diversos programas que ofrecen prekínder en el área de servicio de Grand Rapids se dieron cuenta de que necesitaban trabajar juntos para reducir las frustraciones en relación con las matrículas en todos los programas y maximizar el número de niños y familias que recibían servicios. Forjar relaciones más sólidas entre sí también permitió que los programas planearan futuros cambios geográficos y de área de servicio basados en las necesidades cambiantes de las familias.
Los diversos proveedores formaron un comité para crear una solicitud universal y una base de datos. Debido a que la competencia entre los proveedores de preescolar era una preocupación, el comité también incluyó organizaciones externas como parte del proceso de planificación para proporcionar una perspectiva diferente. Entre ellas se encontraban organizaciones filantrópicas y el Distrito Escolar Intermedio de Kent (ISD, sigla en inglés), que coordina los distritos escolares en el condado de Kent.
El comité comparó las solicitudes entre los proveedores para determinar qué elementos clave se necesitaban en una solicitud universal, así como qué elementos de cada solicitud podían eliminarse. Los diversos programas firmaron un memorando de entendimiento (MOU, sigla en inglés) para participar en el esfuerzo conjunto de matrícula. El comité trajo a un profesional de tecnología de la información (IT, sigla en inglés) del ISD de Kent para ayudar a crear y administrar una base de datos centralizada para la inscripción coordinada. El comité también creó un número 800 conjunto y un sitio web,que se administra a través del Distrito Escolar Intermedio de Kent. Luego trabajaron juntos para crear el contenido del sitio web y el texto para el número 800.
MaDonna Princer es la directora ejecutiva de Michigan Family Resources Head Start y participó en el comité en nombre del programa Head Start. Princer comentó: "Probamos diferentes cosas, nos reunimos regularmente para discutir lo que funcionaba y lo que no. Examinamos lo que nos decían las familias y consideramos qué ajustes hacer para el próximo año".
El sistema de matrícula coordinado que crearon en Grand Rapids recibió
Hoy en día, a los padres se les dirige a una solicitud de prekínder, ya sea en papel o en línea, desde los sitios web de cualquier programa participante. Los padres indican una primera, segunda y tercera opción de preescolar para su hijo. Todas las solicitudes se procesan a través del ISD de Kent. La solicitud se dirige al programa que el padre eligió como primera opción, y el programa se pone en contacto con ellos directamente.
"El aspecto más importante de crear un sistema de matrícula coordinado es la forma en que ayuda a los proveedores a respetar la elección de los padres, y debemos informar a los padres para que eso los ayude a tomar la decisión correcta. No debería ser solo una estrategia de ventas", dijo Princer. Además, la directora ejecutiva explica que también es importante respetar la elección de los padres sin quitarles opciones a otros padres. Por ejemplo, si los cupos de prekínder se llenan de familias de bajos ingresos, ello podría hacer que el programa Head Start se quedara con cupos vacantes, y que algunas familias por encima del umbral de pobreza se quedaran sin una opción de preescolar.
Michigan Family Resources Head Start se aseguró de que la solicitud conjunta tuviera toda la información que necesitaban para determinar si una familia era elegible para los servicios de Head Start. Esto les permite responder a las necesidades cambiantes de la comunidad.
Cuando los padres llaman al número 800, se les informa inmediatamente si son elegibles o no para el programa Head Start. Los padres elegibles pueden ser transferidos a la línea telefónica directa de Head Start. Si el padre está interesado en otro programa de prekínder, el representante al teléfono le dará la información de la familia al otro programa para que el otro programa pueda hacer un seguimiento.
Como resultado del sistema de matrícula coordinado, alrededor del 75 % de los niños elegibles de 4 años en el área de Grand Rapids ahora están recibiendo servicios de prekínder. La carga para los padres que presentan la solicitud de preescolar también se ha reducido. Los padres se sienten más seguros sobre el proceso y la experiencia de preescolar. "Cada año, vemos que nuestras aulas están llenas más y más al principio del verano. En la comunidad ahora se sabe que se puede hacer la matrícula de esta manera, por lo que incluso las familias muy necesitadas que normalmente se inscriben más tarde ahora se están inscribiendo antes, y esto significa que pueden comenzar a recibir servicios de Head Start antes", explicó Princer.
Antes de crear el sistema de matrícula coordinado, Michigan Family Resources Head Start mantuvo su propia lista de espera, separada de los programas locales de prekínder. El programa Head Start compartió su lista de espera con los programas de prekínder después de tomar las decisiones de inscripción en Head Start. Hace tres años, los proveedores de prekínder de Grand Rapids tenían muchos asientos vacíos en sus aulas de niños de 4 años, y muchos niños de 3 años que necesitaban servicios no podían conseguir un cupo. "Si hubiéramos sabido de este problema a principios del verano, el programa Head Start podría haber modificado algunas de sus aulas para ofrecer servicios a más niños de 3 años", explicó Princer. Ahora, la base de datos centralizada mantiene la lista de espera de Head Start para que todos los demás programas de prekínder puedan ver su composición, por dónde están las familias en la lista de espera y si una familia está en proceso de matricularse en un programa Head Start. El nuevo sistema de matrícula coordinado permite que los programas de ECE estén al tanto de las necesidades de la comunidad antes y puedan planificar los servicios en consecuencia.
Todas las solicitudes para niños de 3 años van primero al programa Head Start. Si la familia tiene ingresos excesivos o el programa no tiene cupos, el programa Head Start conecta a esa familia con un proveedor diferente. El programa Head Start mantiene la lista de espera de 3 años para el condado, ya que este es el principal proveedor de servicios para niños de 3 años en el área.
"Ahora que el sistema ha estado funcionando durante unos años, estamos revisando todas estas cosas de nuevo. Queremos saber si algún socio considera que este proceso no le resulta factible. Hemos pasado de cooperar a ser más colaborativos y más transparentes con los otros proveedores de prekínder participantes", dijo la Sra. Princer.
La Sra. Princer quiere que otros programas Head Start que estén interesados en crear un sistema de matrícula coordinado entiendan que esto lleva tiempo. "No es una solución rápida y lo mismo no funciona igual para cada comunidad. Hay que comprometerse con un proceso continuo. Y lo más importante, la transparencia es muy necesaria para generar confianza y forjar relaciones".
Recursos
- Nuevos requisitos de coordinación para la primera infancia en la Ley cada estudiante triunfa (ESSA, sigla en inglés): Un kit de herramientas para las agencias educativas estatales y locales, los programas Head Start y el campo de la primera infancia (en inglés)
- El éxito de la matrícula coordinada: el modelo completo (en inglés)
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Última actualización: June 24, 2021