Hoja de ruta para el proceso de contratación

Cuando los gerentes se enfrentan a una posición vacante, generalmente desean llenar el cupo lo antes posible. Sin embargo, esta práctica no suele funcionar.Los directores de programas y los gerentes de recursos humanos pueden usar este recurso para mejorar sus estrategias de búsqueda para contratar y retener personal calificado. En este artículo se describe cada una de las fases para efectuar una estrategia de búsqueda eficaz.

Navegar por el proceso de contratación puede ser abrumador, incluso para los gerentes más experimentados, sobre todo si la contratación no es su responsabilidad principal. La mayoría de los gerentes que se enfrentan ante una posición disponible, quieren contratar a la mayor brevedad posible y, por lo tanto, puede que traten de acortar el proceso. Hemos encontrado, una y otra vez, que las organizaciones que llevan a cabo las búsquedas más eficaces tienen un proceso claramente definido y estratégico establecido antes de incluso publicar la posición. A esto es lo que nos referimos con una estrategia de búsqueda, y esta estrategia afecta directamente la eficiencia y la eficacia de cualquier proceso de búsqueda.

Una estrategia de búsqueda efectiva incluye la definición de la posición, la creación de una descripción del trabajo y un anuncio de la oferta de trabajo, el desarrollo de un plan de reclutamiento y la planificación de las diferentes fases de selección. En este artículo se describen cada una de estas fases con más detalle.

Definición de la posición

Realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades es la primera fase en el desarrollo de su estrategia de búsqueda. Junto con las partes interesadas internas y las personas que toman las decisiones, comience con la identificación completa de las necesidades de su organización (o departamento). ¿Cuáles son las responsabilidades funcionales clave que deben incluirse para que su organización/departamento tenga éxito? A continuación, determine qué competencias clave se necesitan para cumplir con esas responsabilidades funcionales. Observe a su personal actual y analice las responsabilidades y competencias de cada uno de acuerdo a sus necesidades. ¿Cuáles son los espacios que hay que llenar? ¿Hay alguien actualmente en su organización cuyo rol podría ajustarse para satisfacer esas necesidades? Si no es así, tendrá que hacer una nueva contratación.

Una vez definidas las necesidades, es el momento de definir más a fondo la posición en particular e identificar el perfil de su candidato ideal. Para garantizar un proceso equitativo, reúna información a través de encuestas o comités de otros miembros del personal con el fin de ayudar a dar forma a la definición de la posición. Algunas preguntas a considerar:

• ¿Cuáles son las principales funciones y responsabilidades de la posición?
• ¿Cuáles son las oportunidades y desafíos que presenta la posición?
• ¿Cuáles son las competencias necesarias para tener éxito en la posición?
• ¿Qué valores de la organización debería reflejar un candidato ideal?
• ¿Qué tipos de personsa son por lo general exitosas en esta organización y en este tipo de posición?
• ¿Qué tipos de personas generalmente no tienen éxito en esta organización y en este tipo de posición?
• ¿Dónde encaja esta posición en la organización?
• ¿Cuál es la formación del candidato ideal para esta función (p. ej. formación académica, experiencia profesional, habilidades, características culturales/de personalidad)?

Creación de una descripción del trabajo y un anuncio de la oferta de trabajo

Ahora es el momento para desarrollar estos dos documentos diferentes: una descripción del trabajo y un anuncio de la oferta del trabajo. La descripción del trabajo es un documento interno que establecerá en detalle las funciones y responsabilidades específicas de la posición en particular. Esta información se utilizará durante la fase de incorporación de los nuevos empleados, para establecer expectativas y para asistir al gerente en la supervisión. También será útil durante las evaluaciones y las revisiones de desempeño.

Un anuncio de oferta de trabajo es un documento externo que se crea para motivar a los candidatos y que soliciten a la posición disponible. Como tal, es vista como una herramienta de marketing. Visitar los portales de empleo en línea es una buena forma de ver una variedad de diferentes tipos y estilos de anuncios de ofertas de trabajo, los cuales pueden servir para crear su propio anuncio. Un aviso de oferta de trabajo sólido incluye:

• Una descripción convincente y concisa de la historia de la organización, la misión y los programas clave; proyecte lo que significa trabajar en un lugar interesante.
• Una visión general de la posición que resuma las principales responsabilidades al mismo tiempo que demuestre la importancia de la posición para el éxito de la organización.
• Una lista bien estructurada y organizada de los roles y responsabilidades clave; resalte los aspectos atractivos de la posición, como establecer autoridad en la toma de decisiones, participación en la planificación estratégica, etc.
• Una lista de las cualificaciones requeridas; trate de centrarse en las competencias, tales como "habilidades excepcionales en gestión de relaciones, especialmente trabajando con personas de un alto poder de inversión".
• Instrucciones claras sobre cómo hacer una solicitud de trabajo.
• Una declaración que describa su organización como un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.

Creación de un plan de reclutamiento

Un plan de reclutamiento estratégico delinea los métodos que utilizará para reunir solicitudes de trabajo cualificadas para la posición disponible. Se incluyen tres componentes clave:

• Distribución interna: Envíe un correo electrónico reflexivo al personal de la organización. Este mensaje debe incluir una breve y atractiva descripción de la función y el candidato ideal, y debe adjuntar el anuncio del puesto de trabajo completo o incluirlo en el cuerpo del correo electrónico. El correo electrónico proporciona una oportunidad para que usted invite a los candidatos internos a que soliciten la posición, en el caso que sea apropiado. Además, sus colegas son una excelente fuente de candidatos de referencia, porque conocen mejor su organización y saben lo que se necesita para tener éxito. Asegúrese de agradecerles de antemano por la disposición que tienen en la distribución del anuncio entre sus redes personales y, si es posible, piense en ofrecerles un bono de referencia.
• Distribución entre sus constituyentes: A continuación, comparta la descripción del trabajo con sus constituyentes. Publique el trabajo en la sección apropiada de la página web de su organización e incluya información acerca de la posición en algún boletín u otras comunicaciones externas. Si se trata de una posición nueva, aproveche la oportunidad para destacar el crecimiento y desarrollo de su organización. Si es apropiado, contacte a los contribuyentes, miembros de la junta, socios y otros contactos; nunca se sabe quién puede ser la fuente de una gran referencia.
• Publicación externa del anuncio: Amplíe su alcance más allá de sus círculos internos poniendo un anuncio externo. En el caso de la mayoría de las posiciones, se quedaron atrás los días de publicar anuncios de empleo en el periódico local; actualmente, es usual y más rentable publicar anuncios laborales en múltiples portales de trabajo en línea. Sin embargo, debería contar con un presupuesto de al menos $500-$700 para publicar anuncios externos. Con el fin de determinar el gasto del presupuesto para el reclutamiento en forma más eficiente, investigue cuáles son los portales de trabajo o publicaciones pertinentes donde se encuentran anuncios similares. Pregúntele al personal que cumple con funciones similares dónde harían una búsqueda de trabajo. Descubra a qué asociaciones profesionales pertenecen las personas de un campo específico y determine si esas organizaciones tienen un portal de trabajo o alguna lista de distribución para difundir información. Al evaluar los canales de publicación, recuerde tomar en cuenta tanto el tipo de circulación como la calidad; la mayoría de los gerentes de recursos humanos prefieren tener un grupo más pequeño de candidatos cualificados que un mayor número de candidatos no calificados.

Esquema del procedimiento de selección

El objetivo del proceso de selección consiste en evaluar cada solicitante a través de criterios coherentes a fin de llevar a cabo el proceso de contratación de la forma más informada y efectiva posible. La determinación de los protocolos de selección realizada con anticipación, también asegura una alineación y responsabilidad de todo el personal involucrado en el proceso de contratación. Asegúrese de compartir todos los materiales pertinentes con el personal apropiado para garantizar que todos estén informados y para efectuar los ajustes necesarios antes de que comience el proceso de selección.

La selección consta de un proceso en que se va obteniendo información gradualmente más y más detallada sobre un grupo de candidatos cada vez más pequeño y, por lo general, incluye al menos tres etapas:

• Selección por currículum vitae: Antes de revisar el primer currículum vitae, determine cuál es la información que desea obtener de este documento. Analice la descripción del trabajo y genere una lista de criterios que busca en el candidato. Ahora, reduzca esta lista y solo incluya aquellos criterios que se pueden obtener al leer el currículum vitae. Utilice esta lista para crear una hoja de trabajo que pueda completar al revisar cada solicitud.
• Selección por teléfono: Comience revisando la lista completa de los criterios que desarrolló. Identifique las preguntas que va a hacer durante la selección por teléfono basándose en la información que busca. Los tipos de preguntas para la selección por teléfono normalmente se dividen en tres categorías: correspondencia de habilidades (p. ej. "Cuénteme de su experiencia en gestión de personal nuevo en el trabajo"), adaptación cultural (p. ej. "¿En qué tipo de cultura organizacional se siente mejor? ") y logística (p. ej. "¿Cuándo podría comenzar a trabajar en un puesto de trabajo nuevo?"). Asegúrese de ser consistente en cada selección que haga por teléfono para prevenir posibles reclamos por discriminación y para llevar a cabo una comparación factible entre los candidatos.
• Entrevista: Las entrevistas en persona suelen ser el último paso en el proceso de selección. Use la entrevista en persona para indagar información que no obtuvo en las primeras etapas de este proceso. Planifique sus preguntas con antelación y otorgue tiempo para que los candidatos aprendan sobre la posición y la organización. Recuerde que una parte importante del proceso de la entrevista es marketing; en esta etapa, demuestre que esta interesado en la contratación de ese candidato. Asegúrese de que el candidato esté interesado en trabajar para su organización. Para obtener más información acerca de la estructura de entrevistas eficaces, seleccione aquí.

Comunicación con los candidatos

Es de vital importancia que planifique de antemano, cómo se va a comunicar de manera efectiva con los candidatos en cada fase del proceso. Recuerde que cada persona que entra en contacto con su organización es un donante potencial, un colaborador, un voluntario, un miembro de la junta directiva, un miembro del personal, etc. Aunque la mayoría de los directores de contratación se sienten mal al decirles a los candidatos que "no", estos prefieren oír un "no" a no oír nada.

¡Listo, apunte, contrate!

Una vez que tenga una estrategia de búsqueda exhaustiva, contará con las herramientas necesarias para iniciar el proceso de contratación. Dedicar el tiempo necesario para analizar la estrategia y desarrollar los materiales requeridos dará frutos a largo plazo y en última instancia conduce a que su organización obtenga los mejores empleados posibles.

Última actualización: August 16, 2023