(a) Un programa debe mantener los expedientes de los niños de manera que se asegure que solamente los padres de familia y los funcionarios del programa, o aquellos que actúen en nombre del programa, tengan acceso a estos, y los destruyan en un periodo de tiempo razonable cuando ya no sean necesarios o no se requiera mantenerlos.

(b) El programa deberá mantener, junto a los expedientes de los niños, durante todo el tiempo que se mantengan, información sobre todas las personas, agencias u organismos a los que se haya divulgado información personal identificable (PII, sigla en inglés) de dichos expedientes (excepto a los funcionarios y padres de familia del programa) y las razones por las que se hizo tal divulgación. Si un programa utiliza un sistema de datos en Internet para mantener los expedientes de los niños, el programa deberá asegurarse de que los expedientes estén protegidos y mantenidos adecuadamente conforme a los estándares de seguridad de la industria vigentes.

(c) Si los padres agregan alguna declaración al expediente de su hijo, el programa deberá mantener tal declaración en la sección disputada del expediente durante el tiempo que el programa mantenga el mismo y divulgar la declaración cada vez que se dé a conocer la parte del expediente relacionada con tal declaración.