La planificación sólida llevada a cabo mediante decisiones fundamentadas en los datos es el cimiento de las operaciones eficaces y de la mejora continua del programa. Las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) Logro de las metas programáticas, 45 CFR § 1302.102 requiere que los programas establezcan metas del programa para la prestación de servicios del programa que respondan a las necesidades de la comunidad, junto con objetivos medibles para evaluar el progreso hacia las metas. La recopilación y el análisis de los datos del programa es una parte fundamental de este proceso. En última instancia, les permite a los programas hacer un seguimiento del progreso para determinar hasta qué punto los programas están cumpliendo sus compromisos para proporcionar servicios de calidad a los niños y familias de todos los orígenes.

Los datos del programa también son esenciales para demostrar el progreso en las metas, la eficacia de los servicios y si los programas cumplen con los requisitos de desempeño de las HSPPS y del concesionario. Como se estipula en la solicitud inicial de subvención de Head Start de cada concesionario, las metas estratégicas a largo plazo, los objetivos medibles y los resultados previstos son la base para el enfoque de diseño del programa.

La frase común "rico en datos, pero pobre en información" es cierta en el caso de muchas organizaciones que recopilan datos del programa, pero no los utilizan de manera significativa. Los autores de Gestionar la información estratégicamente hacen esta distinción clave entre los datos y la información:¹

Para que los datos sean útiles para el responsable de la toma de decisiones, estos deben presentarse como información que esa persona pueda comprender y aplicarla en forma apropiada. Esta es exactamente la razón por la cual los datos bien presentados son una característica fundamental de la solicitud de subvención. Esto significa que los datos deben alinearse claramente con las metas de un programa y proporcionar una hoja de ruta significativa hacia el progreso.

Los programas de Head Start han pasado de la simple recopilación de datos al análisis, la comparación y el uso del descubrimiento de datos fundamentados que se llevan a cabo en la actualidad con el fin de tomar decisiones sólidas para sus programas, que responden a las HSPPS. La recopilación de datos es más eficaz y útil cuando:

1. Los programas recopilan y analizan datos para responder a preguntas clave.
2. La respuesta de los datos es rápida.
3. La información se presenta de manera continua para que las partes interesadas puedan responder en tiempo real y abordar asuntos emergentes.

Al seguir estas tres pautas, los análisis de los datos no solo serán más valiosos, sino que los programas también podrán utilizar lo que aprendan de los datos para responder preguntas clave, establecer directrices estratégicas, diseñar soluciones sistémicas y mejorar continuamente los servicios para los niños y sus familias.

La recopilación de datos es mucho más que cumplir un requisito para los informes. De hecho, la utilización adecuada de los datos puede mejorar la misión de un programa. Cuando el personal es capaz de visualizar claramente los resultados potenciales del programa y su papel en el logro de esos resultados, muestra más entusiasmo en el proceso de análisis de los datos y el seguimiento del progreso de la agencia. ² Asimismo, cuando los análisis de datos y las medidas de desempeño conducen a resultados satisfactorios, el personal también tiene una actitud más alerta e intencional en cuanto a la recopilación de datos. Como beneficio adicional, entender cómo su trabajo influye en los niños, las familias y su comunidad no solo aumenta la pasión y la energía del personal por su trabajo, sino que también conduce a un trabajo en equipo más cohesionado y eficaz.

Peter Drucker, con frecuencia considerado como el padre de la teoría de la gestión, describió dos funciones que tienen los datos:³

1. Gestionar las operaciones.
2. Servir de guía en las decisiones.

Los programas de Head Start utilizan los datos de ambas maneras. Gran parte de los datos recopilados por los programas de Head Start se relacionan con las operaciones. Los programas recopilan, agregan, comparan y supervisan datos operativos (p. ej., asistencia o cambio de personal) de forma continua para garantizar que la prestación de servicios sea eficiente y eficaz y tenga lugar en el plazo previsto. Muchos programas de Head Start utilizan sus sistemas de gestión de información para dar seguimiento y reportar datos sobre las operaciones.

Los programas de Head Start son cada vez más expertos en el uso de datos para darle seguimiento al progreso hacia las metas y usar destrezas analíticas que sirvan de guía para la toma de decisiones. 

El ciclo de planificación de Head Start ayuda a los programas a utilizar la recopilación de datos para que sirva de apoyo a la planificación sistemática e integrada. A medida que los programas implementan sus sistemas de gestión, deben considerar cómo utilizar los datos para que sirvan de guía al trabajo actual y, a través de la solicitud de subvención, para desarrollar y describir el trabajo futuro de un programa.

1. McGee, J. V., Prusak, L., & Pyburn, P. J. (1993). Gestión estratégica de la información: Aumente la competitividad y la eficiencia de su empresa mediante la utilización de la información como herramienta estratégica (en inglés). New York: Wiley.

2. Schwartz, T., & Porath, C. (2014, 30 de mayo). "Por qué odias el trabajo (en inglés)", New York Times. El artículo incluye referencias a un estudio en el que se constató que los empleados tenían más probabilidades de quedarse con sus organizaciones cuando su trabajo tenía sentido e importancia.

3. Drucker, Peter (2004, 21 de junio). Peter Drucker sobre Toma de decisiones (en inglés), Harvard Business Review.

Última actualización: August 8, 2023