Si bien el progreso se define como un movimiento hacia el logro de metas, objetivos y resultados esperados, este no es necesariamente sistemático y constante. Debido a que su programa debe basarse en los datos del programa para demostrar hasta qué punto se ha producido un cambio positivo, también debe saber dónde comenzó. Este punto de partida, también denominado "datos iniciales", es necesario para fines comparativos. Los datos iniciales permiten controlar y notificar el progreso en cada solicitud de continuidad anual y durante el período del proyecto de cinco años.

Consejos para llevar un control del progreso

Definición

Los datos iniciales son el punto de partida para recopilar la información. Se utiliza con fines comparativos para controlar y notificar el progreso en la solicitud de continuidad anual y durante el período del proyecto de cinco años.

Identifique los datos que le permitirán saber si lo está haciendo bien. Para poder informar sobre el progreso, los programas deben definir, en primer lugar, el cambio que medirán y cuáles serán las fuentes de datos que medirán el cambio. Comience con los datos existentes del programa que sepa que son confiables y relevantes.

Incorpore métodos para llevar el control y analizar el progreso del sistema de supervisión y de mejora continua del programa. Usted ya recopila datos durante el año a través de sus esfuerzos de supervisión continua. Mientras analiza sus datos, considere las siguientes preguntas:

• ¿Estamos haciendo lo que dijimos que haríamos?
• ¿Qué tan bien lo estamos haciendo?
• ¿Necesitamos hacer cambios a nuestro plan?

Considere solicitar consultas a evaluadores expertos —centros de recursos sin fines de lucro y universidades— para que lo ayuden a seleccionar las herramientas de datos y los métodos de control adecuados para monitorear el progreso de sus objetivos identificados y los resultados esperados. El análisis de datos puede ser simple o complejo. A medida que desarrolle la capacidad analítica de su programa, considere el valor de hacer las preguntas correctas. Michael Marquardt, autor de Liderar con preguntas (en inglés), escribe sobre las "grandes preguntas". Y sugiere que una gran pregunta es desinteresada y apoya el trabajo del grupo al:

• Falicitar una reflexión profunda.
• Comprobar las suposiciones y alentar a las personas a explorar sus pensamientos.
• Permitirle al grupo ver la situación de una mejor forma.
• Abrir las puertas de la mente.
• Llevar al pensamiento innovador.

El uso de datos para la mejora continua desempeña un papel importante en el período del proyecto de cinco años. Sin embargo, evite tener una "riqueza de datos, pero una información deficiente". Siempre considere los datos disponibles durante la planificación estratégica. Por ejemplo, tres métodos de control del progreso para un objetivo medible pueden ser demasiados. Si las conclusiones de dos medidas son redundantes, considere suprimir una de ellas.

Ejemplos de fuentes de datos con fines de control

¿Cómo sus objetivos miden el éxito del programa?

Considere más que las medidas que solo cuentan el número de cosas que ofrece un programa o su esfuerzo. Considere el efecto de sus medidas y explore maneras de medir el impacto de sus esfuerzos. Aunque el conteo es importante, especialmente cuando registra la cantidad de padres que asistieron a un evento, por ejemplo, o la cantidad de clases vespertinas que se ofrecieron, ir más allá del conteo es aún más importante. Por ejemplo, ¿puede demostrar cómo sus esfuerzos apoyaron a los padres en la obtención de su GED o en la búsqueda de formación profesional? Ahora, comience a visualizar el efecto real de su trabajo.

Última actualización: August 4, 2023