Sistemas de gestión que apoyan los servicios de desarrollo del niño y la familia

 

Cada programa Head Start y Early Head Start crea sistemas de diseño y administración del programa que se relacionan directamente con el trabajo que usted hace a fin de ofrecer una base sólida centrada en el niño y la familia para los servicios basados en el hogar. El Centro Nacional de Gestión de Programas y Operaciones Fiscales (n.d.) afirma que el liderazgo y la gobernanza son las bases de una gestión eficaz. Sus sistemas de gestión son cruciales para el funcionamiento eficaz de los servicios, lo que se traduce en resultados de calidad para los niños y las familias.

Los sistemas necesarios para operar el programa incluyen:

• Planificación de programas y diseño de sistemas de servicio
• Capacitación y desarrollo profesional
• Comunicación
• Mantenimiento de documentación y presentación de informes
• Monitoreo continuo y mejora constante
• Evaluación de la comunidad y autoevaluación
• Recursos humanos
• Tecnología y sistemas de la información
• Transporte
• Instalaciones y entornos de aprendizaje
• Datos y evaluación
• Gestión fiscal

Estos son ejemplos de medidas que puede tomar para cada sistema.

Planificación de programas y diseño de sistemas de servicio

La planificación del programa es un proceso estratégico y sistemático utilizado para imaginar un futuro deseado, determinar las metas del programa con objetivos medibles y trazar un plan de acción con una serie de medidas. El diseño de sistemas de servicio surge de la planificación del programa para organizar y activar a las personas mediante la creación de una infraestructura para apoyar programas de alta calidad para niños y familias.

La planificación de programas y el diseño de sistema de servicios se incorporan a los siguientes ejemplos:

• Animar a los padres a servir en el Consejo de políticas, en el comité de políticas o el comité de padres de su programa.
• Proporcionar información y capacitación para el Consejo de políticas, el comité de políticas o los miembros del comité de padres sobre teoría, investigación y mejores prácticas para ofrecer servicios de desarrollo infantil y familiar basados en el hogar y de alta calidad. Esto puede ayudar a los padres a tomar decisiones fundamentadas sobre la planificación del programa, la contratación de personal y el desarrollo del presupuesto.
• Alentar a los padres en los programas basados en el hogar a formar subcomités para proporcionar información sobre la selección de currículos y herramientas de evaluación continua, definir los intereses y necesidades de las familias y planificar las actividades pertinentes para el desarrollo.
• Definir una filosofía y estructura del programa para la prestación de servicios infantiles y familiares en los hogares de las familias. Asegúrese de que los visitadores del hogar, el personal del programa y los que están fuera de su programa, como los socios de la comunidad, estén familiarizados con la filosofía/estructura y tengan fácil acceso a la información.
• Llevar a cabo una sesión anual de planificación estratégica o retiro que se centre en la integración de servicios al hogar de alta calidad a lo largo del programa.

Capacitación y desarrollo profesional

Consulte la sección Desarrollo profesional para visitadores del hogar de este manual.

Comunicación

Establezca estrategias de comunicación formales e informales que destaquen el desarrollo del niño y de la familia y los servicios basados en el hogar al entablar relaciones con las partes interesadas internas y externas.

La comunicación ayuda a los programas basados en el hogar a "contar sus historias"; mientras buscan alcanzar las metas del programa, entre las que se encuentran las metas de preparación escolar. Estas actividades pueden incluir:

• Revisar y hacer énfasis, desde el principio, en la importancia de la planificación conjunta con los padres y el apoyo a los padres para proporcionar oportunidades de aprendizaje que contribuyan al crecimiento y desarrollo de sus hijos (45 CFR 1302.35(b)(1)).
• Publicar avisos especiales sobre cambios en los servicios o en el programa en tablones de anuncios del personal o en correos electrónicos.
• Incluir una cuestión pertinente a la prestación de servicios infantiles y familiares en cada reunión del Consejo de políticas o del comité de políticas (45 CFR 1301.2(c)(2)(i)).
• Crear y distribuir un boletín informativo del programa para familias y personal que incluya una sección regular sobre servicios de calidad para niños y familias y una sección especial sobre los logros de las familias.
• Apoyar el uso de la tecnología para interactuar y comunicarse con las familias como prefieran (p. ej., por correo electrónico o mensajes de texto) y para compartir información sobre el desarrollo y el aprendizaje de los niños (p. ej., la aplicación móvil ELOF@HOME) (45 CFR 1302.50(b)(1)).

Mantenimiento de documentación y presentación de informes

Crear y mantener la memoria institucional de un programa; supervisar y distribuir informes estratégicos y actividades de mantenimiento de registros; e informar al personal, al liderazgo y a los socios externos.

Las actividades pueden incluir lo siguiente:

• Establecer un sistema de seguimiento de los servicios prestados a los niños y las familias.
• Revisar la redacción y los registros de remisiones mensualmente para asegurarse de que su programa está proporcionando los servicios de desarrollo infantil y familiar indicados por el proceso de asociación familiar.
• Revisar los registros de salud y las inmunizaciones para asegurarse de que están actualizados; revisar los informes de los visitadores del hogar para ver si estos comprueban que el niño está al día con las consultas de niño sano y las vacunas durante cada visita al hogar.

Monitoreo continuo y mejora constante

La supervisión continua y la mejora constante implican la revisión sistemática de los datos internos y externos para garantizar que se cumplan las metas y objetivos del programa y que los programas cumplan con los requisitos reglamentarios. Los programas se basan en este sistema para medir el desempeño del programa, identificar áreas de interés, hacer correcciones del programa inmediatas y generar informes. Los programas utilizan la supervisión continua para preguntar: "¿Estamos haciendo las cosas bien y a tiempo?".

• Revise las Normas de Desempeño del Programa Head Start (HSPPS, sigla en inglés) durante las oportunidades de supervisión y desarrollo profesional para asegurarse de que los visitadores del hogar entiendan el propósito de Head Start en general y las normas específicas relacionadas con los programas basados en el hogar.
• Dedique tiempo de forma periódica a revisar los informes de los visitadores del hogar y otros registros, y para realizar visitas conjuntas con los visitadores del hogar para observar sus interacciones con las familias y los niños. Esto ayudará a su programa a cumplir con los requisitos de las HSPPS y otras buenas prácticas recomendadas para ofrecer servicios de desarrollo infantil y familiar de alta calidad.

Evaluación de la comunidad y autoevaluación

La evaluación de la comunidad y la autoevaluación ayudan a fortalecer el proceso de planificación del programa basado en el hogar y apoyan la mejora continua de la calidad. Los programas utilizan la evaluación de la comunidad para preguntar: "¿Estamos proporcionando los servicios adecuados a la población adecuada?". Los programas utilizan el proceso anual de autoevaluación para preguntar: "¿Estamos haciendo lo correcto?".

• Participe y facilite las prácticas pertinentes de autoevaluación del programa, como la participación del Consejo de políticas y los miembros de la comunidad; revise a fondo los datos relacionados con el desarrollo y los resultados de los niños y las familias, incluida la preparación escolar, las metas familiares, la salud del niño, las visitas al hogar y la asistencia a la socialización, así como las remisiones y los servicios utilizados por los padres y las familias; y formule recomendaciones para el crecimiento y la mejora, y provea instrucciones nuevas.
• Discuta el propósito y el proceso de la autoevaluación anual durante las reuniones del personal, la supervisión y el desarrollo profesional.
• Asegúrese de que los resultados de la autoevaluación se compartan y discutan con los visitadores del hogar, las familias y los socios de la comunidad.
• Comprenda las necesidades de la comunidad que el programa Head Start puede satisfacer.

Recursos humanos

Este sistema nos recuerda que la calidad de un programa Head Start depende de las personas. La evolución de los recursos humanos hace énfasis en los seres humanos y no en los humanos como un recurso. Un sistema de recursos humanos sólido asegura que el personal y los voluntarios tengan las credenciales y competencias necesarias para proporcionar servicios de calidad a los niños y las familias. Estos pasos pueden ayudarlo a lograr una sólida dotación de personal:

• Calcule el número de visitadores del hogar necesarios para ofrecer servicios a los niños de las matrículas subvencionadas. Al determinar el personal necesario y las cargas de casos para cada visitador del hogar, considere factores como la ubicación (distancia y tiempo necesario para viajar a las visitas al hogar dentro del área de servicio), el nivel de experiencia de los visitadores del hogar existentes y de los que recién comienzan, y las necesidades únicas de los niños y las familias dentro del programa y la comunidad.
• Contrate personal que esté listo para las relaciones y tenga una base de conocimientos, experiencias y habilidades apropiadas para trabajar con niños pequeños y sus familias. Asegúrese de que el personal refleje la cultura y hable los idiomas de las familias, si es posible. Consulte la sección Contratación de personal para la opción del programa basado en el hogar.
• Determine los salarios del personal basado en el hogar, considerando los problemas de retención y calidad según corresponda.
• Recurra a consultores, a oportunidades externas de desarrollo profesional, a sitios web y a otros recursos para proporcionarles a los visitadores del hogar información actualizada y relevante sobre el desarrollo infantil y familiar. Consulte la sección Desarrollo profesional para visitadores del hogar de este manual para obtener más información.
• Mantenga una documentación precisa, completa y actualizada sobre cualquier problema administrativo que se haya abordado con los visitadores del hogar de acuerdo con las políticas y protocolos de recursos humanos de su programa.

Tecnología y sistemas de la información

La tecnología y los sistemas de la información subrayan la importancia de una infraestructura física que apoye una mayor dependencia en la recopilación y el análisis de datos. Esto se refiere a la selección y administración de hardware (computadoras) y software apropiados (p. ej., Child Plus, PROMIS, Teaching Strategies Gold) que les permiten a los programas monitorear su progreso.

• Mantenga la infraestructura necesaria para apoyar la creciente dependencia de la recopilación y el análisis de datos.
• Seleccione y administre el hardware (computadoras) y software apropiados (Child Plus, PROMIS, etc.) que les permita a los programas monitorear su progreso y a los visitadores del hogar documentar su trabajo con las familias.
• Cree y mantenga procedimientos para garantizar la confidencialidad de cualquier información de identificación personal.
• Cree los procedimientos adecuados para involucrar a las familias en el uso de la tecnología como prefieran y se sientan cómodas, como el uso de correo electrónico o mensajes de texto para la comunicación y las redes sociales para las notificaciones de recursos.

Transporte

El transporte respalda el desplazamiento seguro y eficaz de los niños desde un punto a otro. Los líderes del programa tienen que procurar que los sistemas de transporte sean coherentes con las necesidades del área de servicio y sean acordes con las regulaciones federales y estatales. Las medidas pueden incluir lo siguiente:

• Asegurarse de que los padres sepan sobre los sistemas de retención de seguridad, los controles del cinturón de seguridad y otra información sobre el transporte seguro.
• Informar a los padres sobre los reglamentos estatales y federales para la seguridad de los niños en un vehículo.

Instalaciones y entornos de aprendizaje

Las instalaciones y los entornos de aprendizaje refuerzan la importancia del diseño y el mantenimiento de todas las instalaciones con el fin de que favorezcan activamente a los niños y las familias en los entornos interiores y al aire libre.

• Lleve un cuaderno, archivo de artículos o biblioteca de recursos relacionados con el desarrollo infantil y familiar, visitas al hogar, experiencias curriculares, observación, prueba diagnóstica y evaluación continua, y otros temas relevantes.
• Cree y tenga siempre una colección de juguetes caseros, libros, utensilios, objetos didácticos manipulables, objetos interactivos y otros materiales estimulantes que sean apropiados para el desarrollo y la cultura para usar en las socializaciones.
• Asegúrese de que todo el equipo que se use en las socializaciones esté diseñado para apoyar el desarrollo de los niños y las familias. Tenga a mano equipamiento de alimentación adecuados (p. ej., mesas y sillas de comer para bebés/niños pequeños, mesas y sillas del tamaño de un niño) y equipamiento para dormir (p. ej., cunas, catres, colchonetas y mantas).
• Asegúrese de que las instalaciones y otros espacios utilizados para las socializaciones en grupo puedan apoyar el desarrollo infantil y familiar. Considere si el espacio es físicamente accesible, que les sea fácil a las familias llegar allí, que cumpla con las normas del otorgamiento de licencia, sea cómodo tanto para niños como para adultos, y se preste a las experiencias entre padres e hijos y a las interacciones adultas entre pares y grupos.
• Proporcione a los visitadores del hogar equipos que hagan su trabajo más eficiente y más seguro (p. ej., computadoras portátiles, tabletas, cámaras digitales, teléfonos celulares, localizadores).

Datos y evaluación

Los datos y la evaluación impulsan la toma de decisiones basadas en datos, sirven de referencia a cada etapa del ciclo de planificación del programa y utilizan medidas cualitativas y cuantitativas para garantizar una gestión eficaz del programa.

• Utilice los datos para la toma de decisiones y la evaluación, como el uso de datos sobre la familia y el niño para tomar decisiones sobre las visitas al hogar y las socializaciones, así como para evaluar el impacto de los servicios basados en el hogar.
• Utilice los datos para todas sus decisiones sobre supervisión y desarrollo profesional.

Gestión fiscal

Una sólida gestión fiscal asegura la rendición de cuentas de los recursos federales y el cumplimiento de los reglamentos, e incluye controles internos. También garantiza que los sistemas de presentación de informes adecuados están en orden y que el liderazgo del programa trabaje en colaboración para crear y poner en práctica un presupuesto que refleje y apoye las metas y prioridades del programa.

• La gestión fiscal es fundamental para el éxito de cualquier programa basado en el hogar. Un seguimiento cuidadoso del presupuesto permite el gasto sensato de los fondos de Head Start para maximizar los servicios para los niños y las familias.
• Los fondos de contrapartida no federales son una oportunidad para coordinar con la comunidad para cumplir con los objetivos y metas del programa.

Experiméntelo

Vea el video La Rueda de los sistemas de gestión de Head Start: Un recurso clave para las partes interesadas de Head Start. Descubra los elementos centrales de la rueda con un enfoque que aborda cómo cada uno de los componentes de la rueda se relaciona con las HSPPS. Infórmese sobre cómo algunas preguntas orientadoras pueden servir como un recurso de desarrollo de sistemas continuo para los concesionarios de Head Start, que es clave para pasar del cumplimiento a la excelencia. En esta sesión también se revisan los recursos del Centro de Aprendizaje y Conocimiento en la Primera Infancia que ayudan a utilizar la rueda de los sistemas.

Más información:

Pilares de la excelencia: Guía para la planificación de cinco años y la mejora continua, 2.ª edición

En Head Start, el sistema de planificación es una parte esencial de las operaciones del programa. Utilice esta guía completa para saber qué espera Head Start de la planificación estratégica de los programas. Explore temas sobre planificación que respaldan la realización satisfactoria de la solicitud de subvenciones de Head Start. Descubra cómo lograr que la programación sea receptiva a las necesidades de la comunidad durante el período de subvención de 5 años.

Última actualización: February 19, 2021