Sus datos de evaluación de la comunidad provienen de muchos lugares y aparecen en una variedad de formas. Antes de iniciar el proceso de recopilación de datos, es importante abordar sistémicamente la cuestión de la aministración de los datos mediante las siguientes preguntas:

• ¿Cómo llevará el registro de todos los datos?
• ¿Cómo pondrá los datos a disposición de los miembros clave de su equipo?
• ¿Cómo asegurará que ciertos datos se mantengan confidenciales?
• ¿Cómo recopilará e integrará los datos a través de un período específico?
• ¿Cómo puede configurar el sistema para que otros puedan intervenir si sus responsabilidades laborales cambian?
• ¿Desea utilizar un sistema de información gráfica (SIG) para vincular los datos recopilados a la ubicación del encuestado?

Es beneficioso contar con un miembro del equipo que tenga experiencia en la recopilación y presentación de datos internos, como incorporar los datos para el Informe de Datos Actualizados del Programa (PIR, sigla en inglés) o para los informes de administración. Este miembro del equipo puede ayudar a configurar un sistema para administrar los datos.

Es probable que la mayoría de los datos, especialmente los datos cuantitativos, se almacenen en una computadora. Tenga en cuenta que los miembros clave del equipo deben entender el sistema de administración de datos, particularmente si participarán en el análisis de los datos y contribuirán al informe de la evaluación de la comunidad.