La administración del historial médico incluye cómo los programas organizan, revisan y responden a la información de salud.

El historial médico podría estar en documentos físicos o en archivos, datos o documentos electrónicos. Lo relativo a la documentación de la información de salud, a su revisión, respuesta, seguimiento y comunicación se administra, generalmente, mediante el sistema de seguimiento de la salud del programa. El sistema puede ser manual, como una hoja de cálculo, o electrónico, en el que la información se ingresa en una base de datos compartida. Los sistemas de seguimiento electrónico que han sido diseñados específicamente para los servicios de salud de Head Start son métodos comunes para el seguimiento de la salud.

Consejos y estrategias para la administración del historial médico

• Identifique el historial médico que le dará al programa suficiente información de salud para cuidar del niño y documentar la evidencia de los servicios. Estos podrían ser, a modo de ejemplo:
  • historial de salud,
  • evaluación y prueba diagnóstica de nutrición,
  • un examen físico,
  • prueba diagnóstica de la vista y la audición,
  • examen y tratamiento dental,
  • otras pruebas diagnósticas de acuerdo con las pautas estatales, tribales o territoriales de evaluación periódica temprana, diagnóstico y tratamiento (EPSDT, sigla en inglés),
  • tratamiento médico,
  • otros formularios de adaptación (p. ej., plan de atención de la salud individual o formularios de medicamentos),
  • remisiones internas y externas,
  • comunicación con la familia, otro personal de Head Start y proveedores de atención médica, incluido el seguimiento de problemas de salud conocidos o potenciales,
  • otra información o registros de acuerdo con las políticas y procedimientos del programa.
• Establezca procedimientos y expectativas para revisar el historial médico y responder a la información correspondiente, incluido el personal responsable, los plazos, las acciones y los procesos a documentar.
• Establezca procedimientos con expectativas para el seguimiento del personal de problemas de salud conocidos o sospechosos e información y servicios de salud atrasados.
• Configure un sistema de seguimiento de la salud que monitoree estas actividades de salud:
  • servicios de salud recomendados y requeridos,
  • cronogramas y recordatorios para los próximos servicios,
  • información o servicios de salud atrasados,
  • resultados de los servicios de salud, tales como pruebas diagnósticas y remisiones,
  • esfuerzos, estrategias y actividades de seguimiento,
  • análisis y generación de informes de datos de salud.
• Establezca procedimientos que protejan la confidencialidad de la información de identificación personal (en inglés) de los niños, incluida su información de salud, y cómo se adquiere, asegura y comparte la información.
• Asegúrese de que los procedimientos de confidencialidad protejan a los niños y las familias de acuerdo con:
  • Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA, sigla en inglés) (en inglés)
  • Ley de Educación para Personas con Discapacidades (IDEA, sigla en inglés) (en inglés)
  • Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA, sigla en inglés) (en inglés)
• Establezca procedimientos para el mantenimiento y la retención de la información de salud, que incluya lo siguiente:
  • Solo los padres o tutores legales, y los funcionarios del programa o que actúan en nombre del programa tienen acceso a los registros.
  • El historial médico se destruye adecuadamente en un plazo razonable cuando ya no es necesario o no debe mantenerse.

Última actualización: August 31, 2023